We hebben allemaal de maagdaling meegemaakt die optreedt wanneer u per ongeluk iets verwijdert. Daarom zijn we grote fans van het maken van back-ups, of je nu een pc, een Mac, Android of iPhone gebruikt. U kunt een back-up maken van uw Outlook .pst-bestand zoals elk ander bestand – en dat zou u moeten doen, zelfs als dat betekent dat u het van de standaardlocatie moet verplaatsen – maar dat helpt u niet om een e-mail te herstellen die u zojuist per ongeluk hebt verwijderd.
Gelukkig is de kans groot dat u uw per ongeluk verwijderde item kunt herstellen als u Microsoft Exchange Server als uw mailserver gebruikt. (Als u dat niet bent, en u gebruikt een webmailadres zoals Gmail of Yahoo! mail, dan kunt u het beste inloggen op de webinterface voor uw e-mail en daar zoeken.)
Het verschil tussen een zachte en harde verwijdering
Wanneer u een e-mail “zachtjes verwijdert”, door deze te selecteren en ofwel door “Verwijderen” op uw toetsenbord te gebruiken of door op de optie “Verwijderen” in Outlook te klikken, wordt het bericht naar de map Verwijderde items gestuurd. Het blijft over het algemeen in de map Verwijderde items totdat u de map leegmaakt (hoewel uw bedrijfsbeheerders dit mogelijk hebben gewijzigd om uw map Verwijderde items regelmatig automatisch te legen). Het legen van de map Verwijderde items staat bekend als een “harde verwijdering” omdat het bericht volledig uit Outlook op uw computer wordt verwijderd. U kunt een bericht uit een willekeurige map in Outlook ook “hard verwijderen” met SHIFT + Delete op uw toetsenbord, waardoor het wordt verwijderd zonder het naar de map Verwijderde items te sturen.
Als u per ongeluk een bericht voorlopig hebt verwijderd, gaat u naar de map Verwijderde items, zoekt u het bericht en verplaatst u het terug naar de map waaruit u het hebt verwijderd. Als je een bericht definitief hebt verwijderd, moet je de tool “Verwijderde items herstellen” gebruiken.
Hoe hard verwijderde berichten te herstellen
Wanneer een e-mail “permanent wordt verwijderd”, wordt deze verplaatst naar een verborgen map “Herstelbare items” in Exchange. Standaard is de bewaartermijn voor deze verwijderde e-mails 14 dagen. Dit betekent dat gedurende 14 dagen nadat u iets uit Outlook “hard verwijderd” heeft, het in de map “Herstelbare items” blijft staan voordat het definitief wordt verwijderd (en volledig onherstelbaar is). Dus tenzij uw e-mailbeheerder de standaardinstelling heeft gewijzigd, heeft u 14 dagen de tijd om de Outlook-tool “Recover Deleted Items” te gebruiken om uw per ongeluk verwijderde e-mail terug te krijgen.
U kunt deze tool op drie verschillende plaatsen openen:
Selecteer de verwijderde items en kijk boven in het mappenvenster naar de optie “Herstel items die onlangs uit deze map zijn verwijderd”.
Ga naar Home> Verwijderde items van server herstellen.
Ga naar map> verwijderde items herstellen.
Al deze opties starten dezelfde tool Verwijderde items herstellen, die een lijst met items in de map Herstelbare items weergeeft.
Om een verwijderd item te herstellen, selecteert u het, zorgt u ervoor dat “Geselecteerde items herstellen” is ingeschakeld en klikt u vervolgens op “OK”.
Het item wordt terugverplaatst naar de map Verwijderde item, waar u het vervolgens kunt terugplaatsen naar de map die u maar wilt.
U kunt meerdere items herstellen met de tool Verwijderde items herstellen door de Control-toets ingedrukt te houden terwijl u de e-mails selecteert die u wilt herstellen. Als er een heel blok e-mails is, wilt u dit herstellen, selecteert u de eerste e-mail, houdt u de Shift-toets ingedrukt en klikt u op de e-mail aan het einde van het blok om ze allemaal te selecteren. Je hebt ook een knop “Alles selecteren” als je alle e-mails wilt herstellen. Als je veel e-mails hebt geselecteerd, kan het even duren voordat ze zijn hersteld, omdat ze van de map Herstelde items naar je map Verwijderde items moeten worden verplaatst.
U kunt hier ook e-mails opschonen. Selecteer items die u permanent wilt verwijderen, schakel ‘Geselecteerde items opschonen’ in en klik vervolgens op ‘OK’.
Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven waar u rekening mee moet houden, want als u op “OK” klikt, worden de geselecteerde items verwijderd en kunnen ze niet meer worden hersteld.
Dit is een serieuze waarschuwing: als je een item opschoont, wordt het uit Exchange verwijderd en is het voor altijd verdwenen. Er is meestal geen reden om uw e-mail op te schonen, dus gebruik bij twijfel de optie Opschonen niet.
Als je iets per ongeluk hebt verwijderd en je kunt het niet vinden met de tool Verwijderde items herstellen, doe dan niets anders en bel onmiddellijk je technische ondersteuningsteam. Ze hebben misschien tools die je e-mail terug kunnen krijgen, maar wees gewaarschuwd: misschien niet. Vergeet dus niet regelmatig een back-up te maken!
