Een belangrijk voordeel van het gebruik van Outlook op uw computer is dat u meerdere e-mailaccounts op één plek kunt hebben. Hier leest u hoe u alles met succes kunt beheren.
Als u Outlook alleen op het werk hebt gebruikt, realiseert u zich misschien niet dat het meerdere accounts van meerdere providers aankan, waaronder Microsoft, Gmail, Yahoo! En vrijwel alle andere die u maar kunt bedenken.
Als u e-mailaccounts aan Outlook wilt toevoegen, begeleiden we u hier door het proces. Nadat u al uw accounts heeft ingesteld, kunt u ze allemaal beheren in Outlook. Laten we eens kijken hoe u dit doet.
Schakelen tussen e-mailaccounts
Nadat u een ander e-mailaccount heeft toegevoegd, ziet u dit in de zijbalk onder uw oorspronkelijke account. Om van het eerste account naar het tweede over te schakelen, hoeft u alleen maar de inbox te selecteren.
U kunt de inbox van de tweede account toevoegen aan de sectie “Favorieten” van het navigatievenster. Dit is handig, maar dan heb je twee Inbox-mappen in het gedeelte Favorieten, wat een beetje verwarrend kan worden.
Omdat de Inbox een van de belangrijkste e-mailmappen is, kunt u deze niet hernoemen. In plaats daarvan voegt Outlook automatisch de naam van het e-mailaccount toe aan de map Inbox in het gedeelte Favorieten, zodat u weet welke welke is.
E-mails zoeken van meerdere accounts
Outlook biedt geen optie om alle e-mails in dezelfde map te bekijken. Dit komt doordat elke mailbox een gesynchroniseerde kopie is van een op een server die uw provider beheert.
U kunt echter op het zoekvak boven aan het hoofdvenster in de e-mailweergave klikken en de locatie wijzigen in ‘Alle mailboxen’.
Als u deze optie kiest, kunt u in alle mailboxen naar iets zoeken, inclusief e-mails, taken, agenda-afspraken, bijlagen of iets anders in Outlook.
Hoe u mappen aan elk account kunt toevoegen
U kunt mappen aan een account toevoegen, zelfs als de e-mailprovider ze niet ondersteunt. Als je bijvoorbeeld een Gmail-account hebt en je geeft de voorkeur aan mappen boven labels, dan kun je deze toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op uw account en klik vervolgens op ‘Nieuwe map’.
De map wordt weergegeven als een “kind” van degene waarop u met de rechtermuisknop hebt geklikt. Als u bijvoorbeeld met de rechtermuisknop op de Inbox klikt, wordt de nieuwe map een submap van de Inbox. Als u met de rechtermuisknop op het e-mailaccount klikt, bevindt de nieuwe map zich op hetzelfde niveau als de Inbox. We hebben onze nieuwe mappen ‘Submap van de inbox’ en ‘submap van het account’ genoemd. U kunt uw nieuwe map een naam geven die u maar wilt (behalve beschermde namen, zoals “Inbox”, “Verzonden items”, enz.).
Als uw e-mailprovider geen mappen ondersteunt, verschijnen deze niet in uw online e-mail. Vooral Gmail is behoorlijk slim als het om mappen gaat. Het past automatisch een overeenkomend label toe op elke e-mail die u in uw Gmail-accountmappen in Outlook plaatst.
Als u dat label in Gmail toepast, pikt Outlook dit op, maar het verplaatst de e-mail niet naar de bijbehorende map. In plaats daarvan wordt een kopiëren van de e-mail naar de bijbehorende map. Dit komt doordat u in Outlook een e-mail slechts in één map kunt plaatsen. In Gmail kunt u echter meerdere labels op dezelfde e-mail toepassen.
Als u in Gmail meerdere labels op een e-mail toepast, kan Outlook niet weten in welke map het zich bevindt, dus wordt voor elke map een kopie gemaakt.
Als u uw labels liever in Gmail maakt, synchroniseert Outlook deze, net zoals Gmail mappen synchroniseert vanuit Outlook. Maak hiervoor een label aan in Gmail.
Outlook maakt automatisch een nieuwe map met dezelfde naam.
E-mail verzenden vanaf verschillende accounts
Wanneer u een e-mailaccount aan Outlook toevoegt, schakelt het venster “Nieuwe e-mail” automatisch de regel “Van” in, zodat u kunt kiezen vanaf welk account u de e-mail wilt verzenden. Het verzendende account wordt standaard ingesteld op het account waarin u zich bevond toen u op ‘Nieuwe e-mail’ klikte.
Klik op de pijl naast “Van” en u kunt elk account selecteren dat u in Outlook heeft. Dit werkt ook wanneer u een e-mail beantwoordt of doorstuurt.
Hoe u een account uit Outlook kunt verwijderen
Het is eenvoudig om een account uit Outlook te verwijderen. Klik met de rechtermuisknop op het account en selecteer vervolgens “Verwijderen [account name]. “
Er verschijnt een bevestigingsvenster. Als u zeker weet dat u het account wilt verwijderen, klikt u op ‘Ja’.
Dit heeft op geen enkele manier invloed op uw werkelijke e-mailaccount; het verwijdert gewoon de toegang van Outlook ertoe. In Gmail blijven bijvoorbeeld labels die zijn gemaakt om overeen te komen met de mappen die u in Outlook hebt gemaakt, behouden, en alle e-mails met die labels hebben ze nog steeds.