Ongewenste e-mail is de map waarin Outlook e-mail verzendt waarvan het denkt dat het spam is. U kunt het spamfilter van Outlook aanpassen om afzenders of domeinen te blokkeren of op de witte lijst te zetten, of de automatische filtering opvoeren en spam automatisch verwijderen. Laten we eens kijken hoe.
Toegang tot ongewenste e-mailopties
U kunt de opties voor ongewenste e-mail openen door op Start> Ongewenste e-mail te klikken.
De bovenste vier opties zijn alleen beschikbaar als je een bericht hebt geselecteerd in een map, of als je een bericht hebt geopend en je klikt op Bericht> Ongewenste reclame.
Al deze opties zijn ook beschikbaar via het contextmenu wanneer u met de rechtermuisknop op een bericht klikt.
We behandelen de vier belangrijkste opties in dit menu terwijl we het artikel doornemen. Voorlopig zijn we geïnteresseerd in “Opties voor ongewenste e-mail” onder aan het menu.
Klik op deze optie om het paneel Ongewenste e-mailopties te openen.
Basisinstellingen op het tabblad Opties
Op het tabblad Opties in het venster Ongewenste e-mail kunt u Outlook-opties voor ongewenste e-mail instellen voor elk bericht dat binnenkomt. E-mail die is gemarkeerd als ongewenste e-mail, wordt rechtstreeks naar de map Ongewenste e-mail verzonden en u kunt kiezen hoe agressief Outlook e-mails markeert als ongewenste e-mail. Standaard is het filter voor ongewenste e-mail ingesteld op “Geen automatische filtering”, dus alleen e-mails van afzenders die u opzettelijk aan uw lijst met geblokkeerde afzenders hebt toegevoegd, komen in de map Ongewenste e-mail terecht.
U kunt overschakelen naar “Laag” om meer voor de hand liggende ongewenste e-mail op te vangen, en deze instelling zou voor de meeste mensen voldoende moeten zijn. Als u wilt dat Outlook agressiever is, kunt u kiezen voor de instelling “Hoog”, maar hierdoor wordt hoogstwaarschijnlijk een legitieme e-mail naar de map Ongewenste e-mail verplaatst, dus u moet deze regelmatig controleren. Als een legitieme e-mail naar de map Ongewenste e-mail wordt gestuurd, kunt u het filter trainen om e-mail van die afzender niet als ongewenste e-mail te zien door het bericht te selecteren en op Start> Ongewenste e-mail> Geen ongewenste e-mail te klikken.
Er wordt een bevestigingsvenster geopend waarin staat dat de e-mail naar het Postvak IN wordt verplaatst en u de optie krijgt om de afzender toe te voegen aan de lijsten met veilige afzenders.
Als u terugkeert naar uw opties voor ongewenste e-mail, is het laatste niveau dat u kunt kiezen ‘Alleen veilige lijsten’. Hiermee wordt elk bericht van een afzender of domein dat niet in uw lijst met veilige afzenders staat, gemarkeerd als ongewenst. Dit is een zeer beperkende instelling en u moet uw map met ongewenste e-mail zeer regelmatig controleren. Over een redelijk lange periode is het echter mogelijk om de junk-filter behoorlijk goed te trainen, vooral als je weinig e-mail hebt van onbekende afzenders.
Onder de filterniveaus bevinden zich twee extra instellingen.
De eerste daarvan, “Verdachte ongewenste e-mail permanent verwijderen in plaats van naar de map Ongewenste e-mail te gaan”, is een instelling die waarschijnlijk het handigst is als je je filtering hebt ingesteld op “Geen automatische filtering”. Dat filter verplaatst alleen e-mail van afzenders op uw lijst met geblokkeerde afzenders naar ongewenste e-mail, en aangezien ze zijn geblokkeerd, is het waarschijnlijk prima dat die e-mails permanent worden verwijderd. Maar op elk ander filterniveau – vooral “Hoog” of “Alleen veilige afzenders” – is de kans zeer groot dat Outlook een “vals positief” opmerkt en een legitieme e-mail als junk markeert. Als uw ongewenste e-mail is ingesteld om permanent te worden verwijderd in plaats van naar de map Ongewenste e-mail te worden verplaatst, raakt u legitieme e-mail kwijt en weet u nooit dat deze er was. Daarom raden we u aan deze instelling niet in te schakelen, tenzij u heel zeker weet wat u doet.
De tweede optie, “Waarschuw mij voor verdachte domeinnamen in e-mailadressen (aanbevolen)”, is de antiphishing-tool van Outlook en deze is alleen beschikbaar (en wordt standaard ingeschakeld) als u de filtering van ongewenste e-mail inschakelt. Dit betekent dat u moet overschakelen van ‘Geen automatische filtering’ naar ‘Laag’, ‘Hoog’ of ‘Alleen veilige afzenders’. Zodra deze optie is ingeschakeld, begint Outlook met het filteren van potentiële phishing-e-mails. Omdat dit een vrij belangrijke tool is, laten we Microsoft uitleggen wat het zal doen.
We praten al jaren over phishing-e-mails, hebben je laten zien hoe je softwarefuncties kunt gebruiken om phishing-pogingen te stoppen, en hebben gerapporteerd over nieuwe initiatieven om de legitieme e-mail te scheiden van de phishing-e-mail. We weten niet zeker waarom zo’n handig hulpmiddel niet a) standaard is ingeschakeld en b) op grotere schaal wordt gepubliceerd door Microsoft, maar dat is het niet.
Als u Outlook op kantoor gebruikt, gebruiken uw beheerders mogelijk antiphishing-technologie waarvan u niet op de hoogte bent. Maar als u Outlook voor een persoonlijk account gebruikt, raden we u aan dit in te schakelen. Door het filterniveau voor ongewenste e-mail op “Laag” in te stellen en “Waarschuw mij voor verdachte domeinnamen in e-mailadressen (aanbevolen)” in te schakelen, wordt u veiliger.
Veilige afzenders beheren
Het volgende tabblad, Veilige afzenders, bevat de lijst met personen en domeinen die Outlook nooit als ongewenste e-mail zal behandelen.
Als je op Home> Ongewenste e-mail> Geen ongewenste e-mail hebt geklikt voor een bericht dat in de map Ongewenste e-mail stond, en de optie hebt geaccepteerd om de afzender toe te voegen aan de lijst met veilige afzenders, dan komt het adres hier terecht. U kunt een afzender ook als “veilig” markeren door te klikken op Home> Junk> Nooit afzender blokkeren (of Blokkeer nooit afzenderdomein als u wilt dat alle e-mails van dat domein de junkfilters omzeilen).
Als u zeker wilt weten dat een bepaald adres of domein is toegevoegd aan de lijst met veilige afzenders, klikt u op de knop Toevoegen.
Dit opent een venster waarin u het adres of domein kunt typen dat u wilt toevoegen.
Dit is prima voor een of twee adressen of domeinen, maar het kost nogal wat tijd als je een groot aantal moet toevoegen. Om de zaken wat sneller te laten verlopen, heb je de mogelijkheid om een lijst met afzenders en domeinen te importeren, of om een lijst met je bestaande veilige afzenders en domeinen te exporteren.
Het importeren van een lijst is geweldig, maar als je geen lijst in het juiste formaat hebt, is het niet erg handig. Gelukkig verwacht Outlook alleen een tekstbestand met een lijst met afzenders en domeinen gescheiden door een retour, en dat is eenvoudig samen te stellen. U kunt deze informatie uit een ander e-mailprogramma exporteren of zelf schrijven, wat een stuk sneller is dan op “Toevoegen” te klikken, de details in te voeren, op “OK” te klikken en dat proces vervolgens voor elke afzender te herhalen. Aangezien het opbouwen van een lijst met veilige afzenders veel tijd in beslag kan nemen, kunt u overwegen om uw lijst af en toe te exporteren voor het geval u Outlook opnieuw moet installeren of op een andere computer moet installeren. Het bespaart u veel tijd en houdt uw filter voor ongewenste e-mail zoals u dat wilt als u ooit naar een nieuwe versie van Outlook gaat.
U kunt ook de import- / exportopties gebruiken om bulksgewijs wijzigingen of verwijderingen aan te brengen. Exporteer de lijst, breng uw wijzigingen aan (of verwijder items) in uw teksteditor naar keuze en importeer de nieuwe lijst. Het importproces wist de bestaande items niet voordat de nieuwe items werden geïmporteerd, en het behandelt wijzigingen als nieuwe items (als u bijvoorbeeld een item wijzigt van ebay.co.uk naar ebay.com, wordt ebay.com toegevoegd. in plaats van ebay.co.uk te vervangen), dus u moet de lijst leegmaken voordat u uw gewijzigde lijst importeert. Om dit te doen, selecteert u het bovenste item, houdt u de SHIFT-toets ingedrukt en selecteert u het laatste item. Hiermee worden alle vermeldingen in de lijst geselecteerd. Klik vervolgens op Verwijderen om alle veilige afzenders te verwijderen die klaar zijn voor uw import.
De laatste twee opties op de pagina helpen u afzenders automatisch aan de lijst toe te voegen door een aantal verstandige aannames te doen.
Het inschakelen van “Ook e-mail uit mijn contacten vertrouwen” betekent dat e-mail van een adres dat in uw Outlook-contacten staat, wordt doorgelaten zonder te worden gefilterd in de ongewenste e-mail. In feite verandert dit uw contactenlijst in een tweede lijst met veilige afzenders zonder dat u zelf alle adressen handmatig aan de lijst met veilige afzenders hoeft toe te voegen.
Als u “Automatisch personen toevoegen aan wie ik mail aan de lijst met veilige afzenders” inschakelt, betekent dit dat iedereen die u mailt, wordt beschouwd als een veilige afzender, op basis van het feit dat het normaal is om een antwoord te ontvangen op een door u verzonden e-mail. Dit is echter niet altijd het geval, omdat u wellicht iemand antwoordt om te zeggen dat ze u niet meer moeten mailen (zoals een afmeldingsmail), dus deze optie moet met de nodige voorzichtigheid worden gebruikt.
Veilige ontvangers beheren
Het volgende tabblad, Veilige ontvangers, is enigszins verwarrend. U heeft geen controle over hoe een ontvanger uw e-mail behandelt, dus daar kan het niet voor zijn. Het blokkeert u niet om e-mail te verzenden naar een adres op de lijst. Dus waar is het voor? Veilige ontvangers zijn eigenlijk mail lijst waartoe je behoort. Normaal gesproken is het “Aan” -adres voor een mailinglijst de naam van de lijst (bijv. Mygroup@mailinglist.com) en door dit toe te voegen aan de lijst met veilige ontvangers, zorgt u ervoor dat deze e-mails niet als ongewenste e-mails worden behandeld.
Anders zijn de opties hetzelfde als voor veilige afzenders. U kunt een mailinglijst markeren als “veilig” door te klikken op Home> Ongewenste reclame> Deze groep of mailinglijst nooit blokkeren als u wilt dat e-mails van die lijst of groep de ongewenste filters omzeilen.
Afzenders blokkeren
Op het tabblad Geblokkeerde afzenders voegt u individuele adressen of hele domeinen toe die u als ongewenste e-mail beschouwt. Alles wat hier wordt toegevoegd, gaat rechtstreeks naar de map Ongewenste e-mail.
De opties zijn hetzelfde als voor veilige afzenders, met de mogelijkheid om vermeldingen toe te voegen, te bewerken en te verwijderen, en lijsten met adressen en domeinen te importeren en exporteren. Je kunt ook een afzender of diens domein toevoegen aan de lijst met geblokkeerde afzenders wanneer je een bericht hebt geselecteerd door naar Start> Ongewenst> Afzender blokkeren te gaan
Voor alle e-mails die in de map Ongewenste e-mail terechtkomen, of het nu van geblokkeerde afzenders is of omdat Outlook heeft vastgesteld dat de e-mail waarschijnlijk ongewenste e-mail is, worden alle koppelingen uitgeschakeld en wordt de inhoud van de e-mail ingesteld op platte tekst. Outlook geeft een bericht weer waarin dit wordt aangegeven in elk bericht dat u opent vanuit de map Ongewenste e-mail.
Notitie: Als u een afzender toevoegt aan zowel de lijst met veilige afzenders als aan de lijst met geblokkeerde afzenders, krijgt de lijst met veilige afzenders prioriteit en komen e-mails van de afzender in uw inbox aan.
Blokkering van hoofddomeinen en coderingen
Op het laatste tabblad, Internationaal, kunt u domeinen en e-mails op landniveau in specifieke coderingen blokkeren.
Klik op “Lijst met geblokkeerde hoofddomeinen” om het paneel met dezelfde naam te openen. Hiermee kunt u landdomeinen selecteren om te blokkeren.
Als u bijvoorbeeld e-mails uit Andorra wilt blokkeren, vinkt u het selectievakje ‘AD (Andorra)’ aan en klikt u vervolgens op ‘OK’. Outlook behandelt dan e-mail van een domein dat eindigt op “.ad” als ongewenste e-mail.
Dit is handig als u veel ongewenste e-mail ontvangt van een bepaald landdomein, zoals .cc (Cocos-eilanden), dat op het moment van schrijven het hoogste aantal ISP’s heeft dat spam mogelijk maakt. Tenzij u verwacht een legitieme e-mail te ontvangen van dat landdomein, kunt u doorgaan en deze toevoegen aan de lijst met ongewenste domeinen. Houd er rekening mee dat dit niet alle e-mail stopt die afkomstig is van de Cocoseilanden – alleen e-mails van een domein dat eindigt op.cc. Dus als u het ontvangen van spam van Russische spammers beu bent, blokkeert het blokkeren van .ru ze alleen als hun domein eindigt op .ru. Een Russische spammer die werkt vanuit een .com-domein, heeft geen last van het blokkeren van het .ru-domein.
Als u een bepaald geografisch gebied wilt blokkeren, kunt u volledige coderingen blokkeren door op ‘Lijst met geblokkeerde coderingen’ te klikken. Hiermee kunt u e-mailcoderingen selecteren om te blokkeren.
Coderingen zijn op zichzelf al een groot onderwerp, dus we zullen ze hier niet behandelen (Wikipedia heeft er een goed artikel over als je meer wilt weten), behalve om te zeggen dat coderingen in grote lijnen bepalen hoe een personage digitaal wordt weergegeven. Verschillende coderingen vertegenwoordigen tekens op verschillende manieren, en uw e-mailclient (en uw browser) kan vertalen tussen (sommige) tekensets, een proces dat bekend staat als transcodering. Als u regelmatig ongewenste e-mail in een bepaalde codering ontvangt, kunt u die codering blokkeren door deze te selecteren in de lijst met geblokkeerde coderingen en op “OK” te klikken. Als u niet zeker weet wat coderingen zijn of hoe u erachter kunt komen in welke coderingen uw ontvangen e-mails staan, moet u hier waarschijnlijk niets instellen, omdat u uzelf zou kunnen stoppen met het ontvangen van legitieme e-mails.
Deze instellingen voor ongewenste e-mail zijn een handige manier om uw inbox schoon en onder controle te houden. Als je je best doet om afzenders te blokkeren terwijl je e-mails ontvangt die je als junk beschouwt, dan zul je na verloop van tijd veel minder onzin in je inbox hebben en iets minder stress in je leven.
