Er zijn maar weinig voorzieningen in de moderne digitale workflow zo algemeen beschikbaar maar zo wijdverbreid genegeerd (of ronduit misbruikt) als de e-mail BCC-functie. Als u zich schuldig maakt aan het misbruiken of verwaarlozen van de macht ervan (en de kans is groot dat u dat bent), is het tijd om berouw te hebben en, in het proces, spam te verminderen en de privacy van uw vrienden en familie te beschermen.
Wat is BCC en waar komt het vandaan?
VERWANT: Wat is het verschil tussen CC en BCC bij het verzenden van een e-mail?
Er zijn drie adresvakken in elke e-mailclient: TO, CC en BCC, wat staat voor “[deliver] naar ”,“ carbon copy ”, en“ blind carbon copy ”, respectievelijk. Deze aanduidingen zijn een overblijfsel uit de wereld die aan elektronische post voorafging: fysieke brieven en memo’s.
In zakelijke memo’s uit het midden van de eeuw, bijvoorbeeld, zou er een TO-slot zijn voor de primaire ontvanger, een CC-slot voor personen die mee moesten doen aan de communicatie maar die niet de primaire ontvangers waren, en een derde slot, BCC, voor individuen die ook mee moesten doen aan de communicatie, maar om wat voor reden dan ook, hun identiteit zou worden onthouden voor de memo’s die aan de ontvangers in de TO- en CC-adresvakken werden verspreid.
Met de komst van elektronische post werden dezelfde conventies die in papieren post en memo’s werden gebruikt, gekopieerd, zowel uit vertrouwdheid als omdat ze nuttig bleven, ook al werd het bericht niet langer fysiek gekopieerd en bezorgd.
Als deze conventies tientallen jaren vóór de komst van e-mail bestonden en in de tussenliggende halve eeuw of zo zijn blijven bestaan, waar ontstaan dan de problemen? Er zijn twee vormen van misbruik van BCC: passief-agressieve blinde koolstofkopie (de kwaadaardige vorm van problemen) en verwaarlozing van blinde koolstofkopie om de privacy te beschermen (problemen die ontstaan door onwetendheid). Laten we eens kijken hoe en waarom we elk moeten vermijden.
Zeg nee tegen passief-agressief blind carbon kopiëren
Het slechtste gebruik van de blinde kopie is het passief agressief verstrikken van een collega. Dit soort BCC-misbruik doet zich voor wanneer werknemers hun toevlucht nemen tot het gebruik van de BCC-functie als een manier om indirect aan hun collega’s te kletsen, hun baas op te slokken of anderszins betrokken te zijn bij disfunctionele werkplekken.
Afbeelding ter beschikking gesteld door EC Comics.
Een werknemer kan bijvoorbeeld zijn baas als geadresseerde van de BCC op een e-mail zetten die hij naar een andere werknemer stuurt, zodat zijn baas ziet dat ze met de andere werknemer communiceren of dat de andere werknemer een bepaalde verplichting niet nakomt of deadline. Dit soort geheime-eekhoorncommunicatie wordt over het algemeen afgekeurd op de werkplek en we zijn niet van plan om enig gedrag te onderschrijven dat een kleinzielige en passieve agressieve werkomgeving voortbrengt.
Ons enige advies hierover is: stop ermee.
Tenzij uw HR-afdeling of uw baas uitdrukkelijk komt naar u toe en instrueert u aan BCC uw communicatie, moet u de praktijk vermijden.
Als mensen buiten de primaire communicatie op de hoogte moeten worden gehouden, zelfs hogerop, is het de beste praktijk om ze op te nemen als CC-geadresseerden en om de TO-geadresseerden te informeren over wie er was opgenomen en om welke reden.
Dit zorgt niet alleen voor een meer volwassen dialoog op de werkplek, het helpt je ook om een bijzonder gênante gebeurtenis te vermijden: als je baas of een andere BCC-ontvanger de functie Allen beantwoorden gebruikt, ontmaskeren ze zichzelf effectief en laten ze zien dat ze op de hoogte zijn van de inhoud. van de vorige e-mail. Probeer dat eens uit te leggen aan de collega tegen wie je samenzweert bij de waterkoeler.
Gelukkig is het aantal mensen dat kwaadwillig de BCC-functie gebruikt klein, wat ons leidt tot degenen die het grootste deel van het misbruik uitmaken: de onwetende.
Vrienden kopiëren geen vrienden
Als de meerderheid van de mensen de BCC-functie niet kwaadwillig gebruikt als onderdeel van een psychologische oorlogsvoeringcampagne tegen hun collega’s, waar blijven we dan? Het laat ons achter met de miljoenen van mensen die in de eerste plaats onbewust nalaten de BCC-functie te gebruiken.
Afbeelding met dank aan de Denver Public Library, Western History Collection.
Waarom is de BCC-functie zo belangrijk? Hiermee kunt u een e-mail naar iemand sturen zonder dat die persoon iedereen ziet die de e-mail ontvangt, waardoor hun privégegevens effectief worden beschermd. Hier is een voorbeeld van een e-mail doorsturen, verzameld uit onze eigen e-mailarchieven:
Elke blauwe vervaging in de privacygefilterde afbeelding hierboven is een e-mailadres. Niet alleen waren er meer dan 40 e-mailadressen in de lijst met doorstuurontvangers waaraan we waren toegevoegd, maar er zijn twee sets overgebleven doorstuurblokken in de doorgestuurde e-mail (zie hierboven) die respectievelijk 13 en 8 e-mailadressen bevatten. Dit betekent dat er meer dan 60 e-mailadressen in de volledige tekst van de e-mail staan.
Nu vraag je je misschien af: “En wat dan nog? Wat maakt het uit?” Het is om verschillende redenen van belang. Allereerst is er de simpele kwestie van privacy en respectvol omgaan met de privacy van de mensen op uw lijst met contactpersonen (of het nu gaat om vrienden, familie of zakenpartners). Het behoeft geen betoog dat de mensen die forwards en massa-e-mails afvuren met tientallen van hun vrienden en medewerkers, niet de tijd nemen om persoonlijk contact op te nemen met elk van die tientallen ontvangers en te vragen of ze willen dat hun contactgegevens gedeeld worden met alle anderen op de website. lijst met geadresseerden. Het is ronduit respectloos om contactgegevens te delen zonder toestemming van de persoon in kwestie.
VERWANT: Hoe Bcc (Blind Carbon Copy) te gebruiken in Outlook 2010
Het wordt nog respectloos en lastig naarmate de massa mensen aan wie je e-mailt, diverser is. Als u tien mensen per e-mail in een kleine maatschappelijke organisatie e-mailt die elkaar al kennen, is het probleem misschien niet duidelijk. Als je een leraar bent en je tientallen (zo niet honderden) studenten wat aanvullend materiaal e-mailt, deel je plotseling de persoonlijke contactgegevens van veel mensen met veel andere mensen met wie ze misschien niet willen delen .
Erger nog, als iemand per ongeluk op “Allen beantwoorden” klikt op een van de e-mails die u verstuurt met volledig geladen TO- en CC-slots, elke persoon op de oorspronkelijke lijst met ontvangers ontvangt het antwoord. In het beste geval is dat relatief onschuldig, maar het is zeker een verspilling van tijd van alle anderen als ze de e-mail openen om te zien wat er nieuw is in de discussie. In het ergste geval, zoals vele malen is gebeurd in bedrijven over de hele wereld, kan de e-mail een eigen leven gaan leiden, aangezien honderden medewerkers de e-mail beantwoorden, betwisten en anderszins reageren. Zo’n antwoord – alle kettingreacties kunnen duizenden e-mails overspannen en kunnen zelfs vlammenoorlogen veroorzaken (er was aan het einde van de 20e eeuw zo’n vlamoorlog bij Tandem Computers die duurde jaren).
Ten tweede, en van meer praktische zorg voor degenen onder u die zich misschien minder bekommeren om een goede e-mailetiquette en de bescherming van de privacy van uw vrienden, maken dit soort bulk-e-mails onbedoeld nette kleine lijsten met e-mailadressen die kwaadwillende software en spammers kunnen oogsten. Als uw e-mailadres terechtkomt op een enorme e-mail die door de spreekwoordelijke wereld wordt verzonden, kunt u er zeker van zijn dat u ergens langs de lijn op een spamlijst terechtkomt. Erger nog, als een van de gebruikers die met uw doorgestuurde e-mail in de ingewanden van hun inbox terechtkomt, wordt getroffen door malware die zich repliceert via lijsten met contactpersonen en e-mailadressen in de inbox, krijgt u waarschijnlijk een schadelijke e-mail zijn weg naar jou vinden.
BCC verstandig gebruiken
Als u zich in het laatste kamp bevindt, degenen die de BCC-functie negeren, vraagt u zich waarschijnlijk af wat u kunt doen om de hierboven beschreven privacy- en beveiligingsfouten te vermijden. Maak je geen zorgen, als je eenmaal beseft hoe vreselijk het is om de BCC-functie te negeren, wordt het duidelijk wat je moet doen om jezelf te wassen van je eerdere slechte e-mailgedrag.
Ten eerste, en vooral, begin je met jezelf af te vragen: “Moet ik deze e-mail echt naar iedereen op mijn contactenlijst sturen? Dertig van hen? Elk van hen?” Het antwoord op die vragen voor de meeste e-mails is: Nee. Nee, je hoeft geen persoonlijke e-mail te versturen of door te sturen naar iedereen in je contactenlijst.
Ten tweede, wanneer u Doen merk dat je een legitieme reden hebt om heel veel mensen tegelijk te e-mailen. Als u bijvoorbeeld overschakelt naar een nieuwe e-mailprovider of u wilt uw nieuwe postadres naar honderd van uw vrienden en familieleden sturen, dan is het enige dat u hoeft te doen hun adressen in de BCC-sleuf te plaatsen. Dit zorgt ervoor dat al het kwaad van massa-TO / CC-e-mailing wordt geëlimineerd: de e-mailadressen van alle ontvangers worden privé gehouden, er is geen kans dat een spambot of malware op de computer van de ene ontvanger de e-mail van een andere ontvanger verzamelt, en als een van hen je moet antwoorden om een vraag of iets te stellen, zullen ze hun vraag of opmerking niet naar elke andere persoon verspreiden.
BCC verhoogt de privacy, verhoogt de beveiliging en vermindert de inbox waar je vrienden en medewerkers doorheen moeten waden. Er is absoluut geen reden om het gebruik ervan te vermijden, want het is zo simpel als het plaatsen van de adressen in een ander adresvak.
