Als onderdeel van Microsoft’s streven naar cloud- en mobiele apps, hebben ze geïnvesteerd in verschillende cloud-only toevoegingen aan de oude vertrouwde Office-apps. Een daarvan is Flow, een op triggers gebaseerd systeem voor het maken van geautomatiseerde workflows.
Wat doet Flow?
Als u het soort persoon bent dat How-To Geek regelmatig leest, bent u zich waarschijnlijk bewust van de drang naar persoonlijke productiviteit die al bijna het hele millennium woedt. Flow is de poging van Microsoft om u het soort automatisering te bieden voor meldingen, waarschuwingen, gegevensverzameling en communicatie waardoor u minder tijd aan saai maar noodzakelijk beheerwerk kunt besteden en meer tijd aan interessante (en productieve) dingen.
Zie Flow als IFTTT, maar met een neiging naar kantoor in plaats van IoT of hardware.
Met Flow kunt u “stromen” (afkorting van “workflows”) creëren die zijn gebaseerd op triggergebeurtenissen. U kunt bijvoorbeeld een stroom maken die de antwoorden op een Microsoft Forms-vragenlijst regelmatig naar Dropbox downloadt, of een bericht posten in een Slack-kanaal als een Visual Studio-build mislukt.
VERWANT: Hoe u een vragenlijst maakt in Microsoft Forms
Kan iemand het gebruiken?
Iedereen kan Flow gebruiken als ze zich aanmelden voor een gratis Microsoft-account. Mensen met een Office 365-abonnement kunnen Flow ook gebruiken, maar ze krijgen vrijwel dezelfde functionaliteit als mensen met een gratis Microsoft-account.
Flow wordt ook geleverd met zakelijke versies van Office 365 en Dynamics 365, maar verschillende abonnementsniveaus krijgen verschillende versies van flow die overeenkomen met de betaalde en gratis accounts. Het is een beetje verwarrend, maar je kunt de details bekijken op de prijspagina van Microsoft.
U kunt ook betalen voor een Flow-account als u van plan bent meer te gebruiken dan het gratis account toestaat. Er zijn drie tariefplannen:
- Flow Free: met het gratis abonnement kunt u onbeperkte stromen maken, maar u krijgt slechts 750 runs per maand en controles vinden elke 15 minuten plaats.
- Stroomplan 1: dit plan kost $ 5 per maand. U krijgt 4500 runs per maand en controles vinden elke drie minuten plaats. U krijgt ook enkele premium-connectoren voor services zoals MailChimp en Salesforce.
- Stroomplan 2: dit plan kost $ 15 per maand. U krijgt 15.000 runs per maand en elke minuut wordt er gecontroleerd. U krijgt dezelfde premium-connectoren die worden geleverd door Flow Plan 1 en u krijgt ook toegang tot de instellingen van het organisatiebeleid en verschillende bedrijfsprocesstromen.
U kunt zich aanmelden voor een gratis proefperiode van 90 dagen voor een van de betaalde abonnementen, die lang genoeg zou moeten zijn om erachter te komen of het de moeite waard is om het geld eruit te halen.
Wat kan ik doen met Flow?
Flow heeft alles te maken met het wegnemen van de ergernis van taken die een computer in plaats daarvan voor je zou kunnen doen. Dit kan zo simpel zijn als het ontvangen van een e-mailwaarschuwing wanneer iemand een bestand in Dropbox wijzigt, of zo complex als een meerstapsworkflow met goedkeuringen, waarschuwingen en meldingen die zijn gebaseerd op een Power BI-analyse van realtime gegevens.
U kunt drie hoofdtypen stroom maken:
- Geautomatiseerd: Een stroom die automatisch wordt geactiveerd door een gebeurtenis, zoals een e-mail die binnenkomt of een bestand verandert.
- Knop: Een stroom die handmatig wordt geactiveerd door een knop die u indrukt.
- Gepland: Een stroom die op een bepaald tijdstip loopt, eenmalig of als een terugkerende actie.
Enterprise-gebruikers met een betaald abonnement hebben ook toegang tot bedrijfsprocesstromen, die het personeel door de stappen voor gegevensinvoer leiden, met de mogelijkheid om op basis van de gegevens verdere stromen te activeren.
Het is vaak moeilijk om manieren te bedenken waarop u dit soort tools zou gebruiken, daarom heeft Microsoft een groot aantal sjablonen geleverd waaruit u kunt kiezen, waarvan sommige zijn ontworpen voor specifieke situaties (productiviteit, verkoop, softwareontwikkeling, enz.) En de rest van hen met behulp van specifieke connectoren. Een connector is een schakel tussen Flow en een andere applicatie.
Er zijn connectoren voor een groot aantal applicaties, waaronder elke Microsoft-applicatie met een SAAS-interface (inclusief GitHub), samen met connectoren voor Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp en nog veel meer. Sommige zijn alleen beschikbaar voor premium (dwz betaalde) klanten, maar de meeste hiervan zijn zakelijke services zoals BitBucket en Salesforce die u als persoonlijke gebruiker niet nodig zou hebben. Er zijn ook connectoren voor protocollen zoals FTP en RSS. In totaal zijn er connectoren voor 323 applicaties en protocollen op het moment van schrijven, en je kunt er zelf een schrijven als je een andere nodig hebt.
Is de doorstroming beter dan IFTTT?
Het antwoord daarop hangt af van wat u van hen nodig heeft. Flow is meer bedrijfs- en softwaregericht; IFTTT is meer gebruikers- en IoT-gericht. Als u wilt dat uw lichten aangaan als reactie op een Slack-bericht, is IFTTT uw beste keuze. Als u wilt dat een SharePoint-lijst wordt bijgewerkt telkens wanneer iemand reageert op een door u gemaakte enquête, is Flow de betere optie. Ze zijn allebei goed in wat ze doen, en voor sommige taken kun je beide met plezier gebruiken.
