Als je een Office 365- of Microsoft 365-abonnement (O365 of M365) hebt, heb je misschien een nieuw pictogram met de naam “Project Moca” in Outlook Online opgemerkt. Dit is wat het is en hoe u de projectmanagementtool kunt gebruiken.
Project Moca is de naam van Microsoft voor iets dat “Outlook Spaces” zal heten wanneer het officieel wordt gelanceerd voor het publiek. Het is al een tijdje beschikbaar in de Insider-build van O365. Het heeft nu Preview bereikt, wat betekent dat Microsoft toegang biedt aan veel meer mensen om feedback te krijgen en de reactie van gebruikers te peilen.
Normaal gesproken wordt een voorbeeld van een app die zo ver komt, weergegeven met de uiteindelijke naam: in dit geval Outlook Spaces. Wanneer u de Project Moca-link opent, wordt u zelfs naar https://outlook.live.com/spaces/ geleid, maar om welke reden dan ook, het bedrijf behield de naam “Project Moca”.
Dus wat is het? Nou, Project Moca is een samenwerkingstool voor projectbeheer. Het is deels Planner, deels Whiteboard, deels Sway en deels iets nieuws. Als je je afvraagt waarom Microsoft het “Moca” noemde, lijkt het een toneelstuk te zijn op “MOCHA”, een raamwerk voor projectbeheer.
Niet iedereen heeft toegang tot Project Moca. Om te zien of u dat doet, logt u in op uw O365 / M365-account, opent u Outlook Online en kijkt u naar de onderkant van de app-balk aan de linkerkant. Als je de Project Moca-app hebt, staat deze onderaan.
Wanneer u voor de eerste keer op het pictogram klikt, mag u een sjabloon kiezen of een leeg canvas selecteren.
Project Moca opent vervolgens de ruimte-instellingen, waar u een naam voor uw ruimte moet invoeren, maar al het andere is optioneel.
Als u de naam invoert van de contacten die betrokken zijn bij uw project waaraan u werkt, evenals trefwoorden, zoekt Moca naar overeenkomende e-mails, documenten en andere bestanden in uw O365-account die u aan het canvas kunt toevoegen. Klik op “Maken” en uw canvas wordt gegenereerd.
Afhankelijk van het sjabloon dat je hebt geselecteerd, krijg je verschillende standaardinstellingen op je canvas. Ze krijgen een andere naam, afhankelijk van de sjabloon, maar wat u ook kiest, u krijgt Kanban-kolommen waarin u e-mails, documenten en taken kunt slepen.
Dit zijn dezelfde buckets die u in Microsoft Planner krijgt. Aan de rechterkant is er een activiteitsgedeelte dat, als u contactgegevens of trefwoorden invoert, automatisch wordt gevuld met e-mails en agenda-evenementen vanuit uw Outlook.
Afhankelijk van de sjabloon die u kiest, zullen er andere dingen op het canvas staan, zoals mijlpalen, doelen, een weer-app en koppelingen naar Microsoft-zoekopdrachten over een onderwerp.
U kunt zoveel dingen toevoegen als u wilt vanuit de zijbalk aan de linkerkant, zoals taken, koppelingen en bestanden.
En dat is het zowat. Het canvas kan zo groot zijn als je wilt, dus het aantal dingen dat je eraan kunt toevoegen lijkt vrij grenzeloos (net als het whiteboard-canvas), hoewel de focus van de app lijkt te liggen op de emmers met taken (net als Planner) omringd door eventuele aanvullende informatie die u wilt toevoegen (net als Sway).
Omdat Project Moca op het moment van schrijven nog steeds een preview is, mist het veel van wat nuttig lijkt, zoals tools voor samenwerking en delen. Het is erg handmatig, dus u kunt zelf buckets en taken instellen, en er is geen manier om taken automatisch te verplaatsen wanneer u hun status wijzigt, en het geeft u ook niet de mogelijkheid om een stroom te markeren met dingen zoals pijlen of andere visuele hulpmiddelen. Natuurlijk kun je je eigen afbeeldingen maken en ze erin plakken, maar sommige stroomdiagramopties in Visio-stijl zouden zeker een aantal grenzen en richting geven aan zo’n wijd open en vrije vorm-tool.
Er is ook een onverwacht gebrek aan integratie met SharePoint, Power Automate (voorheen Microsoft Flow) en Microsoft Forms, die normaal gesproken zijn gekoppeld aan alles wat Microsoft doet in 365.
Laten we echter benadrukken dat dit een voorbeeld is, en Microsoft voegt over het algemeen in de loop van de tijd veel functies toe aan hun vroege toepassingen. Het is een interessant idee dat zeker potentieel heeft, ook al voelt het op dit moment niet klaar voor prime time.
