Het is eenvoudig om een enkele e-mail af te drukken, maar hoe zit het met een lijst met e-mails met informatie zoals wie ze heeft verzonden en wanneer? U kunt als volgt een lijst met e-mails vanuit Outlook afdrukken, inclusief alle zichtbare informatie.
Eerst moet u alle e-mails die u wilt afdrukken, zichtbaar maken in dezelfde map. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, waaronder het verplaatsen van alle e-mails naar dezelfde map, maar de eenvoudigste manier is om een zoekopdracht uit te voeren met behulp van het zoekvak net onder het lint.
Als u op zoek bent naar specifieke criteria – e-mails die door een bepaalde persoon zijn verzonden, inclusief specifieke woorden, of die in een bepaald tijdsbestek zijn verzonden – dan kunt u beter een dynamische zoekmap bouwen. Hiermee kunt u zoekopdrachten samenstellen die variëren van zeer eenvoudig tot zeer complex. Zoekmappen zijn gemakkelijk te gebruiken als je er nog nooit een hebt gemaakt.
Hoe dan ook, als je eenmaal de lijst met e-mails hebt die je wilt afdrukken, is de volgende stap om ervoor te zorgen dat alle juiste informatie wordt weergegeven. Immers, als de kritieke informatie is naar wie de e-mails zijn gestuurd, maar die niet in de map wordt weergegeven, is de lijst behoorlijk nutteloos. Gelukkig is het wijzigen van de zichtbare kolommen snel en eenvoudig, dus ga naar dit artikel om erachter te komen hoe.
Nadat u de gewenste kolommen heeft toegevoegd of verwijderd, bent u klaar om af te drukken. Wanneer u deze lijst afdrukt, staat deze in de volgorde die in uw map wordt weergegeven, dus vergeet niet om ze te ordenen zoals u dat wilt.
Om een lijst van alle e-mails in uw map af te drukken, klikt u op “Bestand” in de linkerbovenhoek van Outlook.
Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant op ‘Afdrukken’.
Standaard is het afdrukken ingesteld op “Memostijl”, wat betekent dat de momenteel geselecteerde e-mail de enige is die wordt afgedrukt. Wijzig dit in ‘Tabelstijl’.
Aan de rechterkant ziet u het voorbeeld. Dit voorbeeld zou nu de lijst met e-mails moeten weergeven met alle kolommen die u wilt afdrukken. U kunt op het voorbeeld klikken om het groter te maken als het een beetje klein is.
Controleer of alles er goed uitziet. Als dit niet het geval is, klikt u op de pijl Terug in de linkerbovenhoek boven het menu om terug te gaan naar Outlook en de zichtbare kolommen en kolombreedtes te wijzigen in hoe u ze eruit wilt laten zien.
Zodra het voorbeeld er correct uitziet, kiest u uw printer (we gebruiken de ingebouwde Windows-functionaliteit voor Afdrukken naar PDF) en klikt u op ‘Afdrukken’.
U krijgt nu een afdruk van de lijst met e-mails in de map, compleet met alle kolominformatie.
