Met Microsoft Word is het gemakkelijk om dezelfde tekst aan meerdere documenten toe te voegen. Dit is vooral handig voor tekst met een speciale opmaak, het soort tekst dat vaak wordt afgebroken bij het plakken in een nieuw document. Probeer dit eens als u merkt dat u dezelfde details in een dozijn documenten wijzigt.
Open een nieuw Microsoft Word-document en voer de tekst in die u in meerdere andere documenten wilt plakken. In dit geval gaan we een adres gebruiken en dit onder aan een nieuw document plakken, waarbij we de opmaak intact laten.
Sla het bestand op om een link te genereren. U kunt het op elke locatie opslaan, maar houd er rekening mee dat als u het bestand met de tekst verplaatst, u de link moet bijwerken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop in de hoofdtekst van het Word-document en klik op “Link bijwerken”.
Markeer de tekst die u wilt koppelen in een nieuw document en kopieer deze. U kunt met de rechtermuisknop klikken en “Kopiëren” selecteren of gewoon CTRL + C op uw toetsenbord gebruiken. Druk op een Mac op Command + C.
Plaats uw cursor in het nieuwe document waar u de gekoppelde tekst wilt plaatsen.
Klik op het tabblad Start op de vervolgkeuzepijl ‘Plakken’ en vervolgens op ‘Plakken speciaal’.
Klik in het pop-upmenu op “Link plakken” en selecteer vervolgens “Opgemaakte tekst (RTF)” uit de opties. Klik op “OK” om de gelinkte tekst te plakken.
Als u nu bijvoorbeeld een adres moet bijwerken of een nieuw telefoonnummer moet toevoegen, kunt u alleen de gekoppelde tekst in het originele document wijzigen. Als u klaar bent, worden alle andere bestanden automatisch bijgewerkt.
