Zoeken in Outlook is vrij eenvoudig, maar waarom zou u dezelfde zoekopdrachten steeds opnieuw typen als u ze regelmatig uitvoert? Met aangepaste zoekmappen kunt u die aangepaste zoekopdrachten opslaan, zodat u ze met slechts een paar klikken kunt openen.
En hoewel het verleidelijk is om aangepaste zoekmappen te zien als een opgeslagen zoekopdracht, zijn ze eigenlijk cooler dan dat. Omdat ze automatisch worden bijgewerkt, werken ze eigenlijk meer als virtuele mappen, vergelijkbaar met de functie Labels in Gmail, maar dan krachtiger. Wilt u een map met alleen ongelezen berichten van een bepaalde persoon en met een of meer bijlagen? Geen probleem.
Laten we eens kijken hoe u ze kunt instellen.
Maak een vooraf gedefinieerde zoekmap in Outlook
Outlook heeft al een aantal voorgedefinieerde zoekmappen waar u gebruik van kunt maken. U kunt geen van deze verder aanpassen, maar ze zijn de moeite waard om eerst een kijkje te nemen voor het geval ze aan uw behoeften voldoen.
Om te beginnen vindt u uw zoekmappen onderaan de lijst met mappen in uw Outlook-gegevensbestand aan de linkerkant van het venster. Elk gegevensbestand heeft zijn eigen zoekmap, dus als u Outlook gebruikt om meer dan één account te controleren, kunt u voor elk account verschillende zoekmappen instellen.
U kunt die map “Zoekmappen” niet eens selecteren totdat u uw eerste zoekmap hebt gemaakt. Om een ​​zoekmap te maken, gaat u naar het tabblad “Map” op het lint en klikt u op de knop “Nieuwe zoekmap”.
Dit opent het venster Nieuwe zoekmap. U ziet een aantal voorgedefinieerde zoekmappen die zijn onderverdeeld in categorieën zoals E-mail lezen, E-mail uit mensen en lijsten en E-mail organiseren. De meeste mappen spreken voor zich, dus we zullen ze niet in detail behandelen – u kunt er gewoon doorheen bladeren.
Hier maken we een nieuwe zoekmap met ongelezen e-mail. Het is een superhandige zoekmap om bij de hand te hebben, omdat het al je ongelezen e-mail laat zien, ongeacht in welke map het is opgeslagen. Klik gewoon op de zoekmap die je wilt maken en druk vervolgens op de knop “OK”.
Best simpel toch? Laten we nu eens kijken naar het maken van uw eigen aangepaste zoekmappen, die veel krachtiger zijn.
Maak een aangepaste zoekmap in Outlook
Aangepaste zoekmappen bieden u aanvullende criteria die de vooraf gedefinieerde zoekmappen niet bevatten. U kunt vrijwel elk veld zoeken dat een Outlook-bericht bevat. Wat nog belangrijker is, u kunt een aangepaste zoekmap maken die meerdere criteria gebruikt om berichten te selecteren. U kunt bijvoorbeeld één bericht hebben dat alleen van bepaalde mensen wordt weergegeven en dat specifieke woorden in de onderwerpregel heeft.
Om een ​​zoekmap te maken, gaat u naar het tabblad “Map” op het lint en klikt u op de knop “Nieuwe zoekmap”.
Scrol in het venster Nieuwe zoekmap naar de onderkant van de lijst, selecteer de optie “Een aangepaste zoekmap maken” en klik vervolgens op de knop “Kiezen” die verschijnt.
Typ een naam voor uw map in het venster Aangepaste zoekmap.
Vervolgens stelt u de criteria voor de zoekopdracht in, dus klik op de knop “Criteria”.
In het venster Zoekmapcriteria kunt u uw zoekopdracht echt aanpassen en kunt u zoveel beschikbare criteria selecteren als u wilt.
Het tabblad “Berichten” bevat basiscriteria waarmee u kunt zoeken naar specifieke woorden in het onderwerp of de berichttekst, afzenders en ontvangers. U kunt de zoekopdracht ook beperken tot berichten waarin u de enige persoon bent op de regel “Aan” of op de regel “Aan” of “Cc” met andere mensen.
En u kunt zelfs een tijdbereik voor de berichten specificeren op basis van wanneer ze zijn ontvangen, verzonden, gewijzigd, enzovoort. U kunt bijvoorbeeld alleen berichten weergeven die in de afgelopen zeven dagen zijn ontvangen.
Het tabblad “Meer keuzes” biedt nog meer criteria om uw zoekopdracht te verfijnen. U kunt zoeken op berichten in specifieke categorieën, op berichten die ongelezen zijn of bijlagen hebben, op het belang van het bericht, op berichten die zijn gemarkeerd of niet, en zelfs op de werkelijke grootte van het bericht. Die laatste kan trouwens handig zijn bij het zoeken en verwijderen van grote bijlagen.
Op het tabblad “Geavanceerd” kunt u criteria toevoegen op basis van alle velden die een Outlook-object kan opslaan. Er zijn er heel veel, dus we behandelen ze hier niet. Maar als u iets moet zoeken dat u niet op de andere tabbladen hebt gevonden, is de kans groot dat u het vindt door op die “Veld” -knop te klikken en door de menu’s te bladeren.
Als je klaar bent met het instellen van alle criteria die je wilt op die drie tabbladen, ga je gang en klik je op de knop “OK” om terug te keren naar het venster Aangepaste zoekmap. Er is nog iets dat u hier misschien wilt configureren voordat u klaar bent.
Standaard haalt de aangepaste zoekopdracht die u maakt uit alle mappen in uw Outlook-gegevensbestand. Als u dat wilt beperken tot slechts bepaalde mappen, klikt u op de knop “Bladeren”.
Selecteer in het venster Mappen selecteren de mappen die u in de zoekopdracht wilt opnemen en klik vervolgens op de knop “OK”.
En dan terug in het hoofdvenster Aanpassen, ga je gang en klik nogmaals op “OK”.
Outlook maakt de aangepaste zoekmap en voegt deze toe aan uw mapweergave.
Als je het eenmaal onder de knie hebt, is de functie Aangepaste zoekmap behoorlijk krachtig. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van dingen waarvoor u zoekmappen zou kunnen gebruiken:
- Berichten van en naar je baas
- Berichten met onopgeloste vervolgvlaggen per categorie (u kunt bijvoorbeeld alleen zoeken naar de onopgeloste items in de persoonlijke categorie)
- Berichten met een hoog belang
- Berichten van en naar een klant (u kunt zelfs hun volledige domein in het zoekvak gebruiken en ervoor kiezen om in alle velden te zoeken)
- Berichten met bijlagen en die groter zijn dan een bepaalde grootte (handig om grote bijlagen te verwijderen en de grootte van uw gegevensbestand te verkleinen)
En dat krast gewoon het oppervlak. Dus, wat voor soort zoekmappen maakt u? Laat het ons weten in de comments!