Het verwijderen van e-mails uit uw Gmail-account is definitief: ze zijn voor altijd verloren als u uw prullenbak leegmaakt. Als u e-mails wilt verbergen in plaats van ze te verwijderen, kunt u de berichten archiveren. Hierdoor kunt u de e-mails op een later tijdstip terugvinden en ophalen.
E-mails archiveren in Gmail
Om een ​​e-mail in Gmail te archiveren, hoeft u alleen maar een e-mail (of meerdere e-mails) te selecteren en vervolgens op de knop Archiveren te klikken.
Wanneer u e-mails selecteert op de Gmail-website, verschijnt de knop “Archief” in het menu direct boven uw lijst met e-mails.
Tik in de Gmail-app voor iPhone, iPad of Android op de knop Archiveren in het bovenste menu dat verschijnt. De knop Archief heeft hetzelfde ontwerp als de knop op de Gmail-website.
Elke e-mail die u archiveert, verdwijnt uit uw hoofdinbox van Gmail, ook uit de specifieke categorieën die u mogelijk heeft.
U kunt ze echter nog steeds bekijken in elke afzonderlijke map die u maakt met Gmail-labels.
Het label All Mail gebruiken om gearchiveerde e-mails in Gmail te zoeken
Zoals we al zeiden, verdwijnen gearchiveerde e-mails uit de typische Gmail-weergave. Een optie om gearchiveerde e-mails in Gmail te vinden, is om over te schakelen naar de mapweergave “Alle berichten”.
Hiermee worden al uw Gmail-e-mails in één lange lijst weergegeven, inclusief prioritaire e-mails, evenals alle e-mails die automatisch zijn gecategoriseerd. U kunt deze lijst bekijken door op het weergavelabel ‘Alle berichten’ in het linkermenu van Gmail op de Gmail-website te klikken.
Om dit in de Gmail-app te doen, tik je op het hamburgermenupictogram in de linkerbovenhoek. Scrol vanaf hier omlaag en tik op het label ‘Alle berichten’.
Dit heeft een duidelijk nadeel, vooral als u een groot aantal e-mails heeft: het grote aantal e-mails dat u moet doorlopen. Deze optie is prima als je pas onlangs een e-mail hebt gearchiveerd, maar misschien moet je de Gmail-zoekbalk gebruiken om specifiek gearchiveerde e-mails te zoeken.
Gearchiveerde e-mails zoeken in Gmail met de zoekbalk
Helaas is er geen “archief” -label dat u kunt gebruiken om naar te zoeken wanneer u de Gmail-zoekbalk boven aan de Gmail-website of in de Gmail-app gebruikt.
U moet het onderwerp, de afzender of het onderwerp van uw gearchiveerde e-mail kennen om er handmatig naar te kunnen zoeken. U kunt ook geavanceerde Gmail-zoekfilters gebruiken om te zoeken naar e-mails die niet in normale mappen staan, zoals uw inbox-map, verzonden map en conceptmap.
VERWANT: De geavanceerde zoekfuncties van Gmail gebruiken en filters maken
In veel gevallen zou dit uw gearchiveerde e-mails moeten vermelden. Om dit te doen, typ je “-in: Sent -in: Draft -in: Inbox” in de zoekbalk. U kunt dit doen in de Gmail-app of op de Gmail-website.
U kunt ook de “has: nouserlabels” toevoegen aan uw Gmail-zoekopdracht om e-mails te verwijderen die al een categorielabel hebben. Als ze zijn gecategoriseerd, kunt u de e-mail in uw gelabelde map bekijken, zelfs als ze zijn gearchiveerd.
Deze methode is niet onfeilbaar, maar het zou u moeten helpen om uw gearchiveerde e-mails te verfijnen als u moeite hebt om ze te vinden met een eenvoudige zoekopdracht of in de map “Alle berichten”.