Draaitabellen zijn een geweldige ingebouwde rapportagetool in Excel. Hoewel ze doorgaans worden gebruikt om gegevens met totalen samen te vatten, kunt u ze ook gebruiken om het percentage verandering tussen waarden te berekenen. Nog beter: het is eenvoudig te doen.
U kunt deze techniek gebruiken om van alles te doen – vrijwel overal waar u wilt zien hoe de ene waarde zich verhoudt tot de andere. In dit artikel gaan we het eenvoudige voorbeeld gebruiken van het berekenen en weergeven van het percentage waarmee de totale verkoopwaarde maand na maand verandert.
Hier is het blad dat we gaan gebruiken.
Het is een vrij typisch voorbeeld van een verkoopblad met de besteldatum, de naam van de klant, de verkoopvertegenwoordiger, de totale verkoopwaarde en een paar andere dingen.
Om dit allemaal te doen, gaan we eerst ons waardenbereik opmaken als een tabel in Excel en vervolgens gaan we een draaitabel maken om onze berekeningen voor procentuele verandering te maken en weer te geven.
Het bereik opmaken als een tabel
Als uw gegevensbereik nog niet als tabel is opgemaakt, raden we u aan dit te doen. Gegevens die in tabellen zijn opgeslagen, hebben meerdere voordelen ten opzichte van gegevens in celbereiken van een werkblad, vooral wanneer u draaitabellen gebruikt (lees meer over de voordelen van het gebruik van tabellen).
Om een bereik als een tabel op te maken, selecteert u het celbereik en klikt u op Invoegen> Tabel.
Controleer of het bereik correct is, of er kopteksten in de eerste rij van dat bereik staan, en klik vervolgens op ‘OK’.
Het bereik is nu opgemaakt als een tabel. Door de tabel een naam te geven, kunt u er in de toekomst gemakkelijker naar verwijzen bij het maken van draaitabellen, grafieken en formules.
Klik op het tabblad “Ontwerpen” onder Hulpmiddelen voor tabellen en voer een naam in het vak aan het begin van het lint in. Deze tabel heeft de naam ‘Verkoop’ gekregen.
U kunt hier ook de stijl van de tafel wijzigen als u dat wilt.
Maak een draaitabel om de procentuele wijziging weer te geven
Laten we nu aan de slag gaan met het maken van de draaitabel. Klik vanuit de nieuwe tabel op Invoegen> Draaitabel.
Het venster Draaitabel maken wordt weergegeven. Het heeft uw tafel automatisch gedetecteerd. Maar u kunt op dit punt de tabel of het bereik selecteren dat u voor de draaitabel wilt gebruiken.
Groepeer de datums in maanden
Vervolgens slepen we het datumveld dat we willen groeperen naar het rijengebied van de draaitabel. In dit voorbeeld heet het veld Orderdatum.
Vanaf Excel 2016 worden datumwaarden automatisch gegroepeerd in jaren, kwartalen en maanden.
Als uw versie van Excel dit niet doet, of als u gewoon de groepering wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op een cel met een datumwaarde en selecteert u vervolgens de opdracht “Groeperen”.
Selecteer de groepen die u wilt gebruiken. In dit voorbeeld zijn alleen jaren en maanden geselecteerd.
Het jaar en de maand zijn nu velden die we kunnen gebruiken voor analyse. De maanden worden nog steeds genoemd als Orderdatum.
Voeg de waardevelden toe aan de draaitabel
Verplaats het veld Jaar van Rijen naar het gebied Filter. Hierdoor kan de gebruiker de draaitabel voor een jaar filteren, in plaats van de draaitabel te vervuilen met te veel informatie.
Sleep het veld met de waarden (Totale verkoopwaarde in dit voorbeeld) die u wilt berekenen en presenteer de wijziging naar het gebied Waarden tweemaal.
Het ziet er misschien nog niet zo uit. Maar daar komt binnenkort verandering in.
Beide waardevelden zijn standaard ingesteld op som en hebben momenteel geen opmaak.
De waarden in de eerste kolom willen we als totalen behouden. Ze moeten echter worden opgemaakt.
Klik met de rechtermuisknop op een nummer in de eerste kolom en selecteer “Nummeropmaak” in het snelmenu.
Kies het “Boekhoud” -formaat met 0 decimalen in het dialoogvenster Cellen opmaken.
De draaitabel ziet er nu als volgt uit:
Maak de kolom Percentagewijziging
Klik met de rechtermuisknop op een waarde in de tweede kolom, wijs “Waarden weergeven” aan en klik vervolgens op de optie “% verschil met”.
Selecteer “(Vorige)” als het basisitem. Dit betekent dat de huidige maandwaarde altijd wordt vergeleken met de waarde van de voorgaande maanden (veld Orderdatum).
De draaitabel toont nu zowel de waarden als de procentuele verandering.
Klik in de cel met rijlabels en typ “Maand” als de koptekst voor die kolom. Klik vervolgens in de koptekstcel voor de tweede waardenkolom en typ “Variantie”.
Voeg enkele variantiepijlen toe
Om deze draaitabel echt op te poetsen, willen we de procentuele verandering beter visualiseren door enkele groene en rode pijlen toe te voegen.
Deze zullen ons een mooie manier geven om te zien of een verandering positief of negatief is geweest.
Klik op een van de waarden in de tweede kolom en klik vervolgens op Home> Conditionele opmaak> Nieuwe regel. Voer de volgende stappen uit in het venster Opmaakregel bewerken dat wordt geopend:
- Selecteer de optie “Alle cellen met” Variantie “-waarden voor orderdatum”.
- Selecteer “Icon Sets” in de lijst Opmaakstijlen.
- Selecteer de rode, oranje en groene driehoeken in de lijst Pictogramstijl.
- Wijzig in de kolom Type de lijstoptie in ‘Getal’ in plaats van Percentage. Dit verandert de kolom Waarde in nullen. Precies wat we willen.
Klik op “OK” en de voorwaardelijke opmaak wordt toegepast op de draaitabel.
Draaitabellen zijn een ongelooflijk hulpmiddel en een van de eenvoudigste manieren om de procentuele verandering in de tijd voor waarden weer te geven.
