Het opslaan van een Excel-spreadsheet als pdf kan verwarrend zijn, en het voltooide bestand ziet er vaak anders uit dan we willen dat het wordt gepresenteerd. Hier leest u hoe u een blad opslaat als een leesbaar schoon PDF-bestand.
Excel-bestanden als pdf’s
Er zijn veel scenario’s waarin u een Excel-document misschien wilt opslaan als een pdf-bestand in plaats van een spreadsheet. Als u bijvoorbeeld slechts een specifiek gedeelte van een groter vel wilt verzenden, of als u niet wilt dat het bewerkbaar is. Het converteren van een Excel-bestand naar een PDF kan echter een beetje lastig zijn.
We beschouwen Excel-spreadsheets vaak niet als documenten met randen, pagina’s en marges. Als het er echter op aankomt deze bestanden om te zetten in PDF-documenten die kunnen worden gelezen, afgedrukt of gedistribueerd naar anderen, is dit iets waar u zich bewust van moet zijn. Uw bestand moet leesbaar en begrijpelijk zijn, zonder willekeurige verdwaalde kolommen op andere pagina’s of celgroottes die te klein zijn om te lezen.
Hier leest u hoe u van uw spreadsheet een presentabel en afdrukbaar PDF-document kunt maken.
De pagina instellen
Als u Office 2008 of hoger gebruikt, navigeert u naar het tabblad Pagina-indeling. Hier ziet u verschillende opties gegroepeerd onder het gedeelte Pagina-instelling. Dit zijn de eerste drie:
- Marges: Hoe groot de witruimte is tussen de rand van een document en de eerste cel
- Oriëntatie: Of u nu wilt dat uw voltooide bestand liggend of staand is
- Grootte: Het paginaformaat van uw voltooide document
Deze werken grotendeels hetzelfde als in een Word-document, dus stel ze in op basis van hoe u wilt dat uw voltooide PDF eruitziet. Houd er rekening mee dat de meeste Excel-spreadsheets beter leesbaar zijn in liggende stand dan in staande richting, tenzij u zeer weinig kolommen heeft. Vellen die staand worden opgeslagen, hebben meestal kolommen die buiten het uiteindelijke afdrukgebied vallen, waardoor uw document erg moeilijk te navigeren en te lezen is.
Bovendien kunt u een kop- en voettekst toevoegen aan uw uiteindelijke lay-out. Klik op de pijl in de rechterbenedenhoek van de sectie Pagina-instelling en klik vervolgens op het tabblad Koptekst / voettekst. U kunt een van de door Office gegenereerde opties selecteren of er zelf een maken met de functie “Aanpassen”.
U heeft ook de mogelijkheid om de achtergrond van uw afdruk te wijzigen. Klik hiervoor op de knop Achtergrond in Pagina-instelling. U kunt een afbeelding van uw laptop of uit de cloud selecteren en deze afbeelding wordt over uw hele blad betegeld.
Een afdrukgebied en aanpassing definiëren
Vervolgens moet u bepalen van welk gebied een pdf wordt gemaakt, en hoeveel rijen en kolommen er op elke pagina staan.
De eerste manier om het gebied te definiëren, is door klikken en slepen te gebruiken om alle cellen te selecteren die u in uw document wilt hebben. Ga daarna naar Pagina-instelling> Afdrukgebied> Afdrukgebied instellen. Hierdoor ontstaat een dunne grijze lijn rond het hele gebied dat zal worden afgedrukt. Wanneer u uw PDF maakt, wordt alles buiten dit gebied niet opgenomen. U kunt de cellen ook handmatig invoeren door op de pijl in de linkerbenedenhoek te klikken en naar Spreadsheets> Afdrukgebied te gaan.
Net als bij Microsoft Word kunt u ook pagina-einden maken om verschillende tabellen te segmenteren. Deze pagina-einden kunnen zowel horizontaal als verticaal zijn. Ga naar de cel waar u een pagina-einde wilt plaatsen, klik op het tabblad “Pagina-indeling” op het lint en selecteer Pagina-instelling> Pagina-einde> Pagina-einde invoegen. Dit zorgt voor een pauze rechts boven en links van uw huidige cel.
Een ander belangrijk ding om te doen is om de optie Passend schalen te definiëren. Rechts van Pagina-instelling zie je drie opties: Breedte, Hoogte en Schaal. Met de opties Breedte en Hoogte kunt u instellen op hoeveel pagina’s de rijen of kolommen van uw tabel zullen verschijnen. Als u bijvoorbeeld veel rijen heeft maar slechts een paar kolommen, is het ideaal om de Breedte op één pagina in te stellen. Aan de andere kant bepaalt de schaal de algehele grootte van uw hele afdrukgebied.
Bladopties
Het laatste menu waar u op moet letten, is Bladopties. Dit zijn instellingen die van invloed zijn op het uiterlijk van uw uiteindelijke afgedrukte vel. Om toegang te krijgen tot de volledige bladopties, klikt u op de pijl in de linkerbenedenhoek van de secties Bladopties.
Hier is een overzicht van de verschillende aanpassingen die u in dit menu kunt doen:
- Titels afdrukken: U kunt specifieke rijen en kolommen van het blad vastzetten zodat ze op elke pagina verschijnen, zoals kopteksten en labels.
- Rasterlijnen: Hiermee kunt u instellen of u rasterlijnen wilt weergeven, dit zijn de lijnen tussen cellen die verschijnen als er geen rand op is geschilderd.
- Koppen: Hiermee kunt u koppen weergeven, dit zijn de vaste alfabetische (A, B, C) en numerieke (1, 2, 3) labels op de x-as en y-as van Excel-spreadsheets.
- Opmerkingen, opmerkingen en fouten: Hiermee worden de ingesloten opmerkingen, opmerkingen en foutwaarschuwingen in het uiteindelijke document weergegeven.
- Printopdracht: Hiermee kunt u instellen of u een document wilt maken dat eerst naar beneden gaat of naar rechts.
In dit menu kunt u naar het scherm Afdrukvoorbeeld gaan, waar u een glimp kunt opvangen van uw uiteindelijke document. U kunt ook naar het scherm gaan met de sneltoets Ctrl + P.
VERWANT: Hoe u een werkblad met opmerkingen in Excel afdrukt
Opslaan of afdrukken als pdf
Met uw document correct opgemaakt en helemaal klaar voor gebruik, zijn er twee manieren waarop u een PDF kunt maken.
Om het bestand als een PDF in Excel op te slaan, opent u het dialoogvenster Opslaan als en selecteert u PDF in het vervolgkeuzemenu “Opslaan als type”. U kunt ook naar Exporteren> Exporteren naar XPS / PDF gaan. Vanaf hier heb je een paar opties. U kunt beslissen of u het bestand wilt optimaliseren voor Standaard of Minimum, wat de uiteindelijke kwaliteit en bestandsgrootte van het document zal bepalen. U kunt vervolgens op “Opties” klikken om het gebied te selecteren dat u wilt publiceren:
- Selectie: De huidige cellen die u heeft geselecteerd
- Actieve bladen: Het huidige blad waarin u zich bevindt
- Gehele werkmappen: Alle werkmappen in het huidige bestand waaraan u werkt
- Tafel: Een gedefinieerde tabel die u heeft gemaakt via Microsoft Excel
U kunt er ook voor kiezen om het door u ingestelde afdrukgebied volledig te negeren.
U kunt het bestand ook als pdf afdrukken. Microsoft heeft een ingebouwde PDF-printer genaamd Microsoft Print to PDF die u kunt selecteren in het vervolgkeuzemenu van de printer. Als u een ander PDF-station heeft, zoals Adobe PDF, Foxit of PDF Xchange, kunt u er ook een gebruiken. Voordat u op “Afdrukken” klikt, bekijkt u uw afdrukvoorbeeld om er zeker van te zijn dat alles er correct uitziet.
VERWANT: Afdrukken naar PDF in Windows: 4 tips en trucs
