Voor lezen moet u cognitieve energie verbruiken, en uw Microsoft Outlook-agenda is daarop geen uitzondering. Als u uw kalendergebeurtenissen echter een kleurcode geeft, kunt u er in één oogopslag gemakkelijker onderscheid tussen maken en uzelf wat tijd en energie besparen.
Kalenders zijn onmisbare geheugenhulpmiddelen, maar het lezen ervan kan een hele klus zijn. Door kleuren aan uw evenementen toe te voegen, wordt het gemakkelijker om gerelateerde agenda-items te kiezen en te begrijpen wat ze zijn, zonder dat u elk woord hoeft te lezen.
Standaard hebben alle Outlook-gebeurtenissen dezelfde kleur.
U kunt echter categorieën gebruiken om uw evenementen te taggen en deze in dezelfde categorie met dezelfde kleur weer te geven.
Dan, zelfs zonder de titel van elk item te lezen, weet u onmiddellijk welke evenementen tot welke categorie behoren.
We hebben eerder besproken hoe u Outlook-categorieën kunt gebruiken, maar hier is een korte samenvatting. Ze zijn eigenlijk net als labels of tags die u kunt toepassen op e-mails, taken en evenementen. Elke categorie heeft een naam en een kleur, zodat u items in Outlook kunt sorteren, filteren of zoeken op basis van die categorie.
Wanneer u in Outlook op een agendagebeurtenis klikt, wordt de optie “Categoriseren” zichtbaar in het gedeelte “Afspraak / vergadering” van het lint. Klik op “Categoriseren” om een van de categorieën te selecteren die u heeft gemaakt.
Als u een bestaande categorie wilt toevoegen of bewerken, klikt u op ‘Alle categorieën’.
In de onderstaande afbeelding ziet u de categorieën die we voor onze agenda hebben ingesteld, inclusief hun sneltoetsen.
Selecteer een kalendergebeurtenis om een categorie toe te passen. Klik vervolgens op “Categoriseren” en selecteer een categorie of gebruik de sneltoets om deze toe te passen.
Dit kan tijdrovend worden als u veel agenda-afspraken heeft, maar gelukkig is er een snelkoppeling. Met Outlook kunt u meerdere evenementen selecteren en een categorie op alle tegelijk toepassen.
Om dit te doen, drukt u op Ctrl (of Cmd op een Mac) en selecteert u vervolgens alle gebeurtenissen waarop u een bepaalde categorie wilt toepassen. Klik vervolgens, net als hierboven, op “Categoriseren” en selecteer een categorie of gebruik de sneltoets om deze toe te passen op uw geselecteerde evenementen.
Als je eenmaal categorieën aan al je evenementen hebt toegevoegd, is je agenda veel gemakkelijker te lezen.
Als bonus, als je e-mails en taken ook categoriseert, worden de kleuren gesynchroniseerd met je evenementen, zodat je relevante items nog sneller kunt vinden. Dit is perfect voor wanneer u zich moet voorbereiden op uw volgende vergadering!
VERWANT: Beginner: categorieën maken, beheren en toewijzen in Outlook 2013