Als u een kopie van uw Microsoft Office-bestand als PDF wilt verzenden, verspil dan geen tijd met een exportproces. U kunt het rechtstreeks vanuit Word, Excel of PowerPoint als bijlage e-mailen.
Tot nu toe heeft u waarschijnlijk de tijd genomen om het bestand op te slaan of naar een PDF te converteren, uw e-mailprogramma geopend, uw bericht geschreven en het geconverteerde bestand bijgevoegd. Maar u hoeft niet een paar van deze extra stappen te nemen. U kunt het bestand rechtstreeks vanuit de applicatie als PDF verzenden.
Een Office-bestand verzenden als PDF op Windows
Wanneer u een bestand vanuit Word, Excel of PowerPoint als PDF verzendt, ziet u twee enigszins verschillende vensters, afhankelijk van of u uw bestand op OneDrive hebt opgeslagen of niet.
Begin met het selecteren van de Share-knop in de rechterbovenhoek van het toepassingsvenster.
Als je het bestand hebt opgeslagen in OneDrive, zie je het onderstaande venster. Selecteer “Stuur een kopie” onderaan het venster en kies “PDF” in het kleine pop-upvenster.
Als u uw bestand alleen lokaal heeft opgeslagen, ziet u in plaats daarvan het onderstaande venster. Selecteer “PDF” onderaan onder In plaats daarvan een kopie bijvoegen. U hoeft het bestand niet eerst op OneDrive op te slaan.
Bij beide opties ziet u het venster voor het opstellen van e-mail geopend met het PDF-bestand al bijgevoegd. Standaard wordt de bestandsnaam de onderwerpregel van uw e-mail, maar u kunt deze desgewenst wijzigen. U kunt vervolgens de ontvanger toevoegen, het bericht typen en het onderweg verzenden.
Een Office-bestand verzenden als PDF op Mac
Net als in Windows, wanneer u een Office-bestand als PDF verzendt op Mac, ziet u twee enigszins verschillende opties.
Selecteer de Share-knop in de rechterbovenhoek van het toepassingsvenster.
Als u het bestand op OneDrive hebt opgeslagen, kiest u ‘Een kopie verzenden’ om een pop-outmenu weer te geven. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Verzenden als en kies ‘PDF’. Selecteer ‘E-mail als bijlage’.
Als je je bestand alleen lokaal hebt opgeslagen, zie je een ander pop-upvenster. Kies “Stuur een kopie” onderaan dat venster.
Klik op het vervolgkeuzemenu naast Verzenden als en kies ‘PDF’. Selecteer ‘E-mail als bijlage’.
Het venster voor het opstellen van e-mail wordt geopend met het PDF-bestand als bijlage. In tegenstelling tot Windows is de bestandsnaam niet standaard de onderwerpregel. Dit veld blijft leeg en kunt u zelf invullen. Vul uw bericht in en verzend het wanneer u klaar bent.
Optioneel kunt u de Share-knop selecteren voor een van de bovenstaande opties om de PDF te verzenden via het Share-menu van uw Mac in plaats van via e-mail.
Wanneer u uw Office-bestand als PDF wilt verzenden, zijn er geen extra stappen nodig om dit voor elkaar te krijgen. Verstuur het rechtstreeks vanuit Word, Excel of PowerPoint op Windows of Mac.