Als u ooit een probleem heeft gehad met het doorsturen van verzoeken naar anderen, hebben we goed nieuws. Als je de nieuwste versie van Outlook (2016 of 365) hebt of als je een Office 365-abonnee bent met de Outlook-webapp, kun je voorkomen dat mensen vergaderverzoeken doorsturen.
Een vergadering organiseren met de juiste bezoekers kan frustrerend zijn. Je moet een tijd vinden waarop iedereen beschikbaar is. Dan moet je een vrije kamer zoeken. Hoop dan dat de aanwezigen het vergaderverzoek niet doorsturen naar iemand extra die niet aanwezig hoeft te zijn, of, erger nog, de vergadering doorsturen naar een ondergeschikte om bij te wonen. We kunnen mensen niet dwingen om vrij te zijn, en we kunnen je geen vergaderruimte toveren, maar als je Outlook gebruikt, kunnen we je laten zien hoe je kunt voorkomen dat mensen je vergaderverzoek doorsturen. Laten we kijken.
Bijwerken: Een van onze lezers heeft ons erop gewezen dat deze techniek alleen beschikbaar is in de Windows-versie van Outlook en niet de macOS-versie. Bedankt voor het aangeven, Floris!
Voorkom dat een verzoek wordt doorgestuurd in Outlook of de Outlook Web App
Het doorsturen van een vergaderverzoek stoppen is net zo eenvoudig als het omdraaien van een enkele instelling voordat u het verzoek verstuurt.
Schakel in de volledige Outlook-client, met een open vergaderverzoek, over naar het tabblad “Vergadering”. Klik op de knop “Reactieoptie” en klik vervolgens op de schakelaar “Doorsturen toestaan” in de vervolgkeuzelijst om deze uit te schakelen (deze is standaard ingeschakeld).
Zorg ervoor dat er in de Outlook Web App een open vergaderverzoek is en dat er minimaal één deelnemer is toegevoegd. Klik op het tandwiel “Deelnemers” en klik vervolgens op de schakelaar “Doorsturen toestaan” om het uit te schakelen voor deze vergadering.
Helaas is er geen manier om de optie “Doorsturen toestaan” standaard uit te schakelen. U moet het elke keer dat u een nieuw verzoek maakt, uitschakelen.
Dus wat gebeurt er als iemand probeert mijn vergaderverzoek door te sturen?
Er kunnen drie dingen gebeuren wanneer iemand een bericht probeert door te sturen waarvoor u de optie ‘Doorsturen toestaan’ heeft uitgeschakeld:
- Als uw deelnemer dezelfde versie van Outlook gebruikt als u (en als ze voor hetzelfde bedrijf werken, is dat zeer waarschijnlijk), dan krijgen ze niet de mogelijkheid om het vergaderverzoek door te sturen.
- Als ze een oudere versie van Outlook gebruiken, kunnen ze het vergaderverzoek doorsturen, maar Microsoft Exchange blokkeert de bezorging en stuurt je deelnemer een ‘onbestelbaar’ bericht.
- Als ze een niet-Microsoft-e-mailsysteem gebruiken, zoals Gmail, kunnen ze het vergaderverzoek zonder enige beperking doorsturen. Dit komt doordat systemen van derden niet verplicht zijn om de vlag “niet doorsturen” van Microsoft te respecteren. In de toekomst is het mogelijk dat ze het gaan respecteren (dit is vaak een situatie van ‘jij krabt op mijn rug en ik krab de jouwe’, waarbij iemand als Google wil dat Outlook een Gmail-specifieke vlag respecteert, dus er is een deal gesloten ), maar het is ook heel goed mogelijk dat geen enkel systeem behalve Outlook ooit de vlag zal respecteren.
Maar zolang u vergaderingen opzet met mensen in uw organisatie, zou dit prima moeten werken.
