Als u maar één Google-account heeft, is het beheren van uw agenda vrij eenvoudig. Maar zodra u uw werkaccount, gedeelde gezinsagenda’s en zelfs speciale agenda’s in de mix brengt, wordt het een grotere uitdaging om dingen georganiseerd te houden.
Hier is een voorbeeld. Stel dat u een persoonlijke Google-agenda heeft waarin u uw afspraken en herinneringen bijhoudt. Ook voor werkspullen gebruik je een aparte kalender. Uw partner deelt haar agenda met u, zodat u met elkaar kunt blijven synchroniseren. Misschien hebben uw kinderen schoolafspraken die u wilt bijhouden, dus voegt u dat allemaal toe aan uw agenda. Misschien voeg je zelfs een paar speciale kalenders toe aan de mix, zoals maanfasen of competitieschema’s voor je favoriete sport. Het volgende dat je weet, is dat je elke dag 17 items hebt en dat het moeilijk is om je agenda te analyseren.
Het goede nieuws is dat er een gemakkelijke manier is om uw agenda op te schonen en meerdere agenda’s en evenementen te beheren. Dus doe een stap achteruit, adem, en laten we dit oplossen.
Deel uw werkagenda met uw hoofdaccount
Dit lijkt misschien een makkie, maar het toevoegen van uw werkagenda aan uw persoonlijke agenda is de eerste stap om al uw evenementen op één plek te beheren. Het is vermeldenswaard dat uw werkaccount een GSuite-account moet zijn om dit te laten werken.
De eenvoudigste manier om dit te doen, is door de functie “Agenda van een vriend toevoegen” in Google Agenda te gebruiken. Het enige dat u hoeft te doen, is uw zakelijke e-mail in het vak typen en van daaruit verder gaan.
Het laat je weten dat je geen toegang hebt tot deze agenda en je kunt om toegang vragen. Verzend het verzoek en spring vervolgens in uw zakelijke e-mail om de toegangsrechten te bevestigen.
Nu kunt u al uw werkgebeurtenissen in uw persoonlijke agenda zien.
Maak een Google Family-account en voeg uw echtgenoot en kinderen toe
In plaats van alleen de evenementen van uw gezin toe te voegen aan uw persoonlijke agenda, is een Google Family-account met uw partner en kinderen erop de juiste keuze. Hiermee kunt u een familiekalender maken waaraan u al uw familie-evenementen kunt toevoegen. We hebben een volledige handleiding voor het instellen van Google Family, dus ik zal u in die richting wijzen om aan de slag te gaan. U kunt veel Google-services met uw gezin delen, dus het is de moeite waard.
Nadat u Google Family heeft geconfigureerd, ziet u een nieuw item in uw agenda: Family.
Wanneer u een afspraak aan de gezinsagenda toevoegt, wordt die afspraak weergegeven in de persoonlijke agenda van elk gezinslid. Het is geweldig voor zaken als schoolevenementen, doktersbezoeken, werkreizen en vakanties. Iedereen blijft op de hoogte zonder hele agenda’s met elkaar te hoeven delen.
Schakel uw agenda’s in om ze snel te analyseren
Deze kan zijn de beste tip in het hele bericht: gebruik de schakelaars! Naarmate uw agenda vol raakt, kan het moeilijk zijn om specifieke evenementen te vinden of gewoon in de gaten te houden uw kalender. Daarom moet u profiteren van het weergeven en verbergen van bepaalde kalenders.
Om agenda’s snel te verbergen (of weer te geven), tikt u op het selectievakje naast de agendanaam. Deze functie is beschikbaar op zowel de website als mobiele apps.
Door snel uw meest rommelige agenda’s (zoals Familie) te verbergen, kunt u gemakkelijker zien wat er gebeurt uw agenda – vergeet echter niet om deze opnieuw in te schakelen, zodat u geen belangrijke gebeurtenissen mist!
Afbeelding tegoed: toeytoey / shutterstock.com