Als je de mailbox-opruimtool hebt gebruikt, heb je de AutoArchiveren-knop gezien, maar je bent misschien op je hoede voor hoe het werkt en wat het zal doen. Dit is wat het doet en hoe u het kunt gebruiken.
Als u op de knop AutoArchiveren klikt, wordt een proces door alle mappen in Outlook geslingerd en worden alle AutoArchiveren-regels toegepast die u hebt ingesteld (maak u geen zorgen, de standaard AutoArchiveren-regel is om niets te doen, dus u kunt geen schade aanrichten door klikken op de knop). Maar als u uw oudere items naar een archief wilt verplaatsen waar ze niet in de weg zitten, is AutoArchiveren hoe u het proces automatiseert. Laten we doorgaan met het instellen en uitvoeren ervan.
AutoArchiveren inschakelen
Eerst moet u AutoArchiveren inschakelen en de instellingen kiezen. Ga naar Bestand> Opties> Geavanceerd en klik vervolgens op de knop “AutoArchiveren Instellingen”.
Zolang de optie “AutoArchiveren elke uitvoeren” is uitgeschakeld (wat de standaardinstelling is), zal AutoArchiveren nooit worden uitgevoerd.
Zodra u de optie “AutoArchiveren elke uitvoeren” hebt ingeschakeld, zijn alle opties nu beschikbaar.
In tegenstelling tot Mapopruiming, dat één venster met instellingen heeft in Bestandsopties en u deze instellingen vervolgens als handmatige taak voor elke gewenste map laat uitvoeren, zijn de hier getoonde AutoArchiveren-instellingen de standaardinstellingen. Elke map waarvoor AutoArchiveren is ingeschakeld, kan deze standaardinstellingen gebruiken, of u kunt desgewenst verschillende instellingen voor verschillende mappen gebruiken. We zullen later bespreken hoe u dat moet doen, maar laten we nu eens kijken naar de standaardinstellingen.
AutoArchiveren instellen
Het eerste dat opvalt, is dat zodra AutoArchiveren is ingeschakeld, het elke 14 dagen wordt uitgevoerd. U kunt dat wijzigen met de pijlen omhoog en omlaag of door een getal in te typen, en u kunt elke waarde tussen 1 en 60 dagen selecteren. U kunt elk tweecijferig getal typen, maar als het meer dan 60 is, geeft Outlook een foutbericht weer wanneer u op “OK” klikt en moet u de waarde wijzigen voordat u kunt opslaan.
De volgende optie – “Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd” – geeft u de keuze of Outlook u een prompt laat zien voordat AutoArchiveren plaatsvindt. Met deze prompt kunt u de instellingen bekijken of deze uitvoering van AutoArchiveren annuleren als u dat wilt.
De rest van de instellingen hebben betrekking op welke items worden gearchiveerd en wat er gebeurt tijdens het archiveringsproces. De eerste optie hier – “Vervallen items verwijderen (alleen e-mailmap)” – heeft betrekking op e-mails waaraan een vervaldatum is toegevoegd. Dit heeft geen invloed op taken of gebeurtenissen, zelfs niet als u AutoArchiveren voor die mappen inschakelt.
De rest van de instellingen zijn van toepassing op alle items, niet alleen op e-mail. Dit betekent agenda-evenementen, taken, notities en journaalboekingen.
Ervan uitgaande dat u ‘Oude items archiveren of verwijderen’ ingeschakeld laat, zijn de standaardinstellingen dat Outlook items ouder dan 6 maanden verplaatst naar een nieuw, afzonderlijk PST-bestand met de naam Archief (standaard), en dit zichtbaar maakt in het navigatievenster in Outlook zodat u de gearchiveerde items altijd en overal kunt openen. U kunt de waarde ‘Items ouder dan opschonen’ wijzigen in iets van 1 dag tot 60 maanden, een ander PST-bestand kiezen om de items in te archiveren of ervoor kiezen om ‘Oude items permanent te verwijderen’.
Wees gewaarschuwd dat deze verwijdering de map Verwijderde items omzeilt en dat uw items volledig uit Outlook worden verwijderd. Afhankelijk van uw instellingen heeft u mogelijk nog steeds toegang tot uw e-mailserver, maar u moet hier niet op vertrouwen. Kies deze optie alleen als u de items definitief wilt verwijderen.
Als u op “OK” klikt, wordt AutoArchiveren ingeschakeld. Het zal vanaf vandaag werken in overeenstemming met de “AutoArchiveren elke” -waarde die u hebt gekozen (standaard elke 14 dagen). Dus als je het eenmaal aanzet, zou je verwachten dat het vrij snel zal werken. In onze tests duurde het minder dan tien minuten tussen het inschakelen en de melding dat AutoArchiveren zou worden uitgevoerd. AutoArchiveren wordt standaard alleen op een paar mappen uitgevoerd, dus als u wilt dat het op specifieke mappen wordt uitgevoerd, of als u wilt aanpassen hoe het op verschillende mappen wordt uitgevoerd, lees dan verder.
AutoArchiveren inschakelen en aanpassen voor verschillende mappen
Wanneer u AutoArchiveren inschakelt, wordt het alleen standaard uitgevoerd voor de volgende mappen:
- Verzonden items
- Verwijderde items
- Kalender
- Taken
Als u wilt dat het in een andere map wordt uitgevoerd, moet u het voor elke map inschakelen (of uitschakelen in een van de vier mappen waartegen u niet wilt dat het wordt uitgevoerd). Doe dit door met de rechtermuisknop op de map in het navigatievenster te klikken en op ‘Eigenschappen’ te klikken.
U kunt ook de mapeigenschappen openen door Map> Mapeigenschappen op het lint te selecteren. (Voor mappen zoals Agenda en Taken die niet in het navigatievenster verschijnen, is dit de enige manier om toegang te krijgen tot de mapeigenschappen.) Er is ook de optie om rechtstreeks naar de instellingen voor AutoArchiveren te gaan, wat u een stap bespaart zodra u ‘ opnieuw in de mapeigenschappen.
Klik in het venster Mapeigenschappen op het tabblad AutoArchiveren om de instellingen voor die map te openen.
Voor de meeste mappen is de instelling “Geen items in deze map archiveren” standaard ingeschakeld. Dit betekent dat wanneer het AutoArchiveren-proces wordt uitgevoerd, de map wordt genegeerd en dat er geen items in worden gearchiveerd. Als u wilt dat de map wordt opgenomen, schakelt u de optie “Archief items in deze map met de standaardinstellingen” in.
Als alternatief, als u wilt dat de AutoArchiveren-instellingen voor deze map verschillen van de standaardinstellingen, schakelt u “Archiveer deze map met deze instellingen” in en wijzigt u de instellingen naar uw voorkeur.
Als u op enig moment alle mappen wilt terugzetten om de standaardinstellingen te gebruiken, kunt u teruggaan naar Bestand> Opties> Geavanceerd> AutoArchiveren-instellingen en klikken op de knop “Deze instellingen nu toepassen op alle mappen”. Dat zal van alle mappen waarin de “Archiveer deze map met deze instellingen” is ingeschakeld, in plaats daarvan “Archief items in deze map met de standaardinstellingen” aanzetten.
Zodra u de standaardinstellingen van AutoArchiveren en de instellingen per map hebt ingesteld zoals u dat wilt, kunt u het proces stilletjes op de achtergrond laten werken, waardoor ruimte voor u wordt vrijgemaakt en uw mappen niet te vol worden.