Een kanbanbord is een veelgebruikte tool voor het weergeven van taken. Je kent het misschien niet bij naam, maar je hebt er waarschijnlijk al een gebruikt en vrijwel zeker een op het werk of op tv gezien. Laten we eens kijken hoe ze werken.
Een kanbanbord wordt gebruikt om de taakstroom van begin tot eind te visualiseren. Het bevat op zijn eenvoudigst drie kolommen genaamd “To-Do”, “Doing” en “Done”. Om te beginnen plaatst u uw taken in de kolom “Taken”, verplaatst u ze naar de kolom “Bezig” terwijl u eraan werkt en verplaatst u ze uiteindelijk naar de kolom “Gereed” wanneer u klaar bent met de taak. .
Kanbanborden bieden een visuele weergave van procesbeheer. Met andere woorden, ze laten u zien hoe uw taken vorderen.
Ze zijn ontstaan als onderdeel van Kanban, een soort gestroomlijnd productieproces dat al tientallen jaren in de Japanse productie wordt gebruikt, maar vooral in Noord-Amerika en Europa populair is geworden als onderdeel van taakbeheersoftware zoals Jira, Asana, Trello en Planner. Als je ooit in of rond softwareontwikkeling hebt gewerkt, zal dit soort bord je bekend voorkomen.
Oorspronkelijk waren Kanban-borden fysiek, maar in de loop van de tijd is er veel Kanban-software gemaakt. In tegenstelling tot veel processen die van fysiek naar digitaal zijn gegaan – denk aan muziekopname, projectplanning en boekhouding – is het nog steeds heel gebruikelijk om fysieke Kanban-borden te hebben, vaak in combinatie met een digitale kopie.
Als je door een kantoor bent gelopen en whiteboards en muren met Post-It-notities in kolommen hebt gezien, heb je waarschijnlijk naar een Kanban-bord gekeken.
Ergens op een server zal er normaal gesproken een digitale weergave zijn van datzelfde met Post It gevulde Kanban-bord, wat misschien vreemd lijkt. Waarom worden dezelfde gegevens op twee plaatsen bewaard, omdat het gewoon een duplicaat is van het onderhoud ervan?
De reden is vrij simpel: een Kanban-bord is ontworpen om visueel en gebruiksvriendelijk te zijn, dus met een fysiek bord kan een team gemakkelijk de taken zien en ze over het bord verplaatsen. Maar een fysiek bord is niet goed voor data-analyse en rapportage, en daar komt de digitale versie om de hoek kijken.
De digitale versie – of het nu in Jira, Trello, Asana, Planner of andere software is – kan ook overal worden bekeken, wat het nuttiger maakt voor teams op afstand of geïnteresseerde belanghebbenden die niet bij het team en hun fysieke bord zitten.
Het gebruik van een Kanban-bord kan niet veel eenvoudiger zijn. Je voegt taken toe aan de To-Do-kolom en verplaatst ze (als het een fysiek bord is) of sleept ze (als het een digitaal bord is) van de ene kolom naar de andere. Af en toe verwijder je de taken uit de laatste kolom Gereed en zet je ze waar je maar wilt, of dat nu een archief met voltooide taken is of gewoon de prullenbak.
Kanbanborden kunnen zoveel kolommen hebben als u wilt. Het is gebruikelijk in softwareontwikkelingsteams om kolommen te hebben voor bijvoorbeeld ontwerp, ontwikkeling, testen en documentatie. Vaak zijn er meer esoterische kolommen opgenomen die processpecifiek zijn, zoals ‘Fuzzing’ (een proces waarbij opzettelijk misvormde gegevens worden ingevoerd om software te testen op foutafhandeling en beveiliging), ‘Pull’ (er is een pull-verzoek ingediend om de code in een GitHub branch), en “Pre-Prod” (een stuk werk is verplaatst naar de pre-productie server). Maar u kunt elke gewenste kolom in een Kanban-bord gebruiken voor elk type proces.
Om iets gedaan te krijgen, zijn vaak meerdere teams en / of meerdere werkstromen nodig. Kanbanborden verwerken dit met behulp van iets dat “zwembanen” wordt genoemd. Terwijl de kolommen – To-Do, Doing, Done, enz. – verticaal zijn, zijn zwembanen horizontale balken waar taken voor een enkel team of werkstroom kunnen worden gescheiden.
In de meeste Kanban-toepassingen kunt u taken ook een kleurcodering geven. Hiermee kun je je board instellen met zwembanen voor teams en kleuren voor werkstromen, of omgekeerd. Veel teams synchroniseren hun Post-it-notitiekleuren met de kleuren die worden gebruikt in hun digitale borden, en daarom zijn zoveel kantoren versierd met meerkleurige Post-it-notities in plaats van een enkele kleur.
Kanban is een zeer flexibel systeem dat grote hoeveelheden maatwerk biedt voor elk proces dat u beheert. Het maakt niet uit of u een ruimte-lancering van meerdere miljarden dollars bij JPL organiseert of de klusjes van uw kinderen volgt, Kanban kan u helpen uw taken te zien en op het goede spoor te blijven.