Microsoft Outlook slaat uw e-mails, taken en afspraken op als PST- of OST-bestanden. Deze doen allebei hetzelfde basistaak. Er zijn echter enkele verschillen die belangrijk zijn, afhankelijk van of u uw gegevens wilt back-uppen, herstellen of verplaatsen.
Om het verschil tussen PST- en OST-bestanden uit te leggen, moeten we een stukje technologische geschiedenis uitleggen, met name het verschil tussen de POP- en IMAP-e-mailprotocollen. Hier is een beknopt overzicht.
Wat is POP?
Het traditionele e-mailprotocol dat in inbeltijden werd gebruikt, was Post Office Protocol (POP). De huidige versie van POP is versie 3 (POP3).
POP heeft al uw e-mails naar de client gedownload en vervolgens standaard van de e-mailserver verwijderd. Dit betekende dat er alleen een kopie van uw e-mails op uw computer stond. U kunt POP configureren om geen e-mails van de server te verwijderen.
In die tijd controleerden mensen hun e-mail echter normaal vanaf slechts één computer, dus het was niet echt nodig om een tweede kopie op de server te bewaren.
Als u POP gebruikt, worden wijzigingen die u in uw e-mailclient aanbrengt, niet weergegeven op de e-mailserver. Als u een e-mail verwijdert in de e-mailclient, gebeurt er niets op de e-mailserver en vice versa.
Wat is IMAP?
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) is een moderner protocol dat een kopie van uw e-mail van de server naar de client op uw computer downloadt. Alle wijzigingen die u in uw e-mailclient aanbrengt, worden gesynchroniseerd met de server. Als u een e-mail op uw computer verwijdert, wordt deze ook op de e-mailserver verwijderd en vice versa.
IMAP is veel geschikter voor de moderne wereld. We hebben nu toegang tot hetzelfde e-mailaccount op meerdere apparaten en de meeste mensen hebben altijd actieve breedband- of glasvezelverbindingen en mobiele data. Alles wat u met uw e-mail doet, wordt gesynchroniseerd als u IMAP gebruikt.
Als u bijvoorbeeld een e-mail verzendt vanaf uw telefoon, kunt u in de map “Verzonden” op uw tablet kijken en de door u verzonden e-mail staat daar ook. Daarom raden we het gebruik van IMAP aan, tenzij je een specifieke reden hebt om POP3 te gebruiken.
Het is ook belangrijk op te merken dat Microsoft Messaging API (MAPI) gebruikt in plaats van IMAP voor zijn e-mailaccounts. Hoewel ze verschillen, synchroniseren MAPI en IMAP beide uw e-mails tussen de client en de e-mailserver.
POP-, IMAP- en PST- en OST-bestanden
Als je een POP-account hebt, slaat Outlook al je e-mails en afspraken op in een Personal Storage Table (.pst) -bestand. Een PST-bestand kan in Outlook worden geïmporteerd. Dit maakt het ideaal om uw e-mail naar een nieuwe computer te verplaatsen of om een back-up te maken die u kunt opslaan voor het geval uw computer crasht of onbruikbaar wordt.
Tot Microsoft Outlook 2013 werden PST-bestanden ook gebruikt voor IMAP- of MAPI-accounts. Vanaf Outlook 2016 slaat de client echter al uw e-mails en afspraken van IMAP- en MAPI-accounts op in een Offline Storage Table (.ost) -bestand.
OST-bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de e-mailserver, zolang u een internetverbinding heeft. In tegenstelling tot PST-bestanden kunt u echter geen OST-bestand in Outlook importeren, omdat u dat niet hoeft te doen.
Als u Outlook op een nieuwe computer instelt en verbinding maakt met uw e-mailaccount via IMAP of MAPI, staan al uw e-mails op de server en worden ze automatisch gedownload.
VERWANT: Hoe u een POP3- of IMAP-account instelt in Microsoft Outlook
Het cruciale verschil tussen PST- en OST-bestanden is dat de inhoud van een PST alleen in dat bestand beschikbaar is. De inhoud van een OST is echter ook beschikbaar op de e-mailserver en elk ander apparaat dat u gebruikt om toegang te krijgen tot uw e-mailaccount.
Wanneer heb je ze nodig?
Meestal hoeft u zich geen zorgen te maken over PST- en OST-bestanden. Het is onwaarschijnlijk dat u ze ziet of er rechtstreeks toegang toe krijgt, tenzij u ze zoekt.
Ze zijn eigenlijk alleen belangrijk wanneer u gegevens naar een nieuwe computer verplaatst of uw e-mails wilt archiveren. Als u een POP3-e-mailaccount gebruikt, moet u het PST-bestand naar uw nieuwe computer kopiëren en het vervolgens in Outlook importeren, anders raakt u al uw e-mails kwijt.
Als u IMAP of MAPI gebruikt, hoeft u zich alleen bewust te zijn van de grootte van uw mailbox op de e-mailserver. Als je ooit de maximale grootte hebt bereikt en al je e-mails wilt bewaren, moet je een deel ervan exporteren naar een PST-bestand en ze vervolgens van de e-mailserver verwijderen.
U kunt die e-mails dan nog steeds bekijken als u het PST-bestand in Outlook importeert, maar ze staan niet langer op de e-mailserver.
