Microsoft Planner is een to-do-app die bij Office 365 wordt geleverd. Het wordt gebruikt voor persoonlijke en teamwerkplanning, met een eenvoudige kaartgebaseerde interface die vergelijkbaar is met Trello. Hier is een korte blik op hoe u het kunt gebruiken.
Planner is beschikbaar voor iedereen met een betaald abonnement op Office 365 (O365), of dat nu een persoonlijk abonnement is dat je zelf hebt betaald of een ondernemingslicentie waarvoor je bedrijf betaalt. Het is niet gratis beschikbaar, maar onze zustersite Review Geek heeft een lijst met geweldige alternatieven als je geen betaald O365-abonnement hebt.
Om toegang te krijgen tot Planner, gaat u naar de Planner-website en logt u in met uw O365-accountgegevens. Als u al bent aangemeld, kunt u rechtstreeks naar de applicatie gaan via het O365-app-opstartprogramma.
Planner wordt geopend in wat de “Planner Hub” wordt genoemd, waarin u de plannen kunt zien die u zelf heeft gemaakt of waaraan andere mensen hebben toegevoegd. Als je Planner gebruikt met een persoonlijk O365-abonnement, zie je alleen plannen die je zelf hebt gemaakt in de Planner Hub.
In eerste instantie is de Planner Hub leeg omdat u nog geen plannen heeft gemaakt. Om een ​​plan te maken, klikt u op “Nieuw plan” in het hoofdmenu in de linkerzijbalk.
Geef uw plan een naam, kies of het openbaar is (dit betekent niet openbaar voor de wereld, het betekent of andere mensen in uw bedrijf het plan kunnen zien) of privé, en klik op ‘Plan maken’.
Planner maakt een nieuw plan voor u. U kunt het nu met taken vullen door op ‘Taak toevoegen’ te klikken.
Het nieuwe taakpaneel wordt geopend. Voer een naam in voor de taak, een vervaldatum en aan wie deze is toegewezen (het toewijzen van een taak aan iemand is nuttiger voor organisaties dan voor persoonlijke O365-abonnementen). Klik op de knop “Taak toevoegen” om de taak te maken.
Uw taak zal verschijnen onder het venster “Taak toevoegen”.
Als je je afvraagt ​​waarom het venster ‘Taak toevoegen’ nog steeds open is, kun je veel taken snel achter elkaar toevoegen zonder constant op ‘Taak toevoegen’ te hoeven klikken. Als u weg klikt uit het venster “Taak toevoegen”, zal het onmiddellijk verdwijnen.
Om uw nieuwe taak te openen, klikt u erop. Het taakvenster wordt geopend met veel opties om informatie toe te voegen.
Er zijn opties om een ​​status, een prioriteit, een vervaldatum, notities, checklists, bijlagen en meer toe te voegen. U kunt labels toewijzen om uw taken een kleurcode te geven aan de rechterkant van het item.
Een belangrijk punt is dat er geen knop “Opslaan” is. Als u eenmaal een wijziging in een taak heeft aangebracht, sluit u deze met de “X” in de rechterbovenhoek – alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Als u eenmaal een taak heeft voltooid, stelt u de voortgang in op “Voltooid”, waarna de taak in uw bucket wordt gefilterd, zodat deze minder zichtbaar is.
Het hebben van een lange lijst met taken is prima, maar het zou beter zijn om verschillende lijsten te hebben om de taken te beheren. Om die taken te beheren, heeft Planner een concept van ‘emmers’. Een nieuw plan heeft slechts één ‘bucket’ met de naam ‘To Do’.
U kunt zoveel buckets toevoegen als u wilt met de optie “Nieuwe bucket toevoegen”.
We hebben een ‘Gereed’-bucket toegevoegd, maar u kunt elke naam gebruiken.
Om een ​​taak van de ene bucket naar de andere te verplaatsen, is het net zo eenvoudig als slepen en neerzetten.
U kunt open of gesloten taken zo vaak als u wilt tussen buckets verplaatsen.
Planner heeft veel andere handige toeters en bellen, maar de combinatie van taken en emmers is de belangrijkste functionaliteit. We hebben Planner gebruikt en vinden het best leuk – het is niet zo ingewikkeld als Jira of zo aanpasbaar als Trello en Asana, maar dat is misschien een goede zaak, afhankelijk van je vereisten.
Als je een eenvoudige takenlijst wilt die je een visuele weergave van je taken geeft – en je hebt een O365-abonnement – is Planner misschien wat je zoekt.