Vergadernotities zijn vooral handig wanneer ze tijdens een vergadering zijn geschreven en daarna gemakkelijk terug te vinden zijn. Met Microsoft Teams kunt u notities maken tijdens een vergadering en deze op elk gewenst moment in de toekomst openen vanuit de vergaderafspraak.
Niet elke vergadering vereist dat notities worden bijgehouden, maar als u beslissingen neemt, taken toewijst of aan iets heel belangrijks werkt, is het maken van notulen een goede gewoonte. Idealiter worden vergadernotities tijdens de vergadering geschreven, kunnen ze door alle deelnemers worden bewerkt en zijn ze daarna gemakkelijk terug te vinden.
De functie voor vergadernotities in Teams voldoet aan al deze criteria en is gemakkelijk te gebruiken. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken.
Vergadernotities zijn een standaardonderdeel van elke Teams-vergadering en worden aan de vergadering zelf toegevoegd. Om ze te vinden, dubbelklikt u op de vergadering (of klikt u op de vergadering en vervolgens op “Bewerken”) in de Teams-agenda.
De notulen staan ​​op een tabblad bovenaan de vergadering.
Zodra de vergadering is begonnen, zijn notities ook toegankelijk door op het menupictogram met drie stippen boven aan het vergadervenster te klikken en vervolgens ‘Vergadernotities’ te selecteren.
Op welke manier u de notities ook opent, de functionaliteit is hetzelfde. Om aantekeningen te maken, klikt u op de knop “Maak aantekeningen”.
Er verschijnt een melding in de meetingchat om alle deelnemers te laten weten dat er notulen worden gemaakt.
Iedereen in de vergadering, inclusief externe gasten, kan klikken op “Notities op volledig scherm weergeven” en de notities in realtime lezen. Alleen mensen in uw organisatie kunnen aantekeningen maken of bestaande aantekeningen bewerken.
De vergadernotities maken gebruik van de ingebouwde wiki-functionaliteit van Teams, met secties, koppen en een werkbalk voor het opmaken van tekst.
Als je de ingebouwde wiki van Microsoft Teams nog niet hebt gebruikt, is het een intuïtief systeem dat gemakkelijk te leren is. Schrijf gewoon uw aantekeningen tijdens een vergadering en formatteer ze later indien nodig.
De vergadernotities blijven behouden tijdens terugkerende vergaderingen, waarbij voor elke vergadering automatisch een nieuwe sectie wordt gemaakt. De notities (en de vergaderingsdetails) zijn beschikbaar in de vergaderingschat zolang u de vergadering in uw agenda bewaart.