Met Microsoft Outlook kunt u elektronische plaknotities maken die u in Outlook of rechtstreeks op uw bureaublad kunt weergeven, zodat u al die echte plaknotities van uw bureau kunt halen.
Laten we, voordat we beginnen, even bedenken dat het schrijven van wachtwoorden op Post-It-notities, elektronisch of anderszins, gewoon slecht is. We hebben in de loop van de jaren uitgebreid over wachtwoordbeveiliging geschreven, dus neem even de tijd om een wachtwoordbeheerder te kiezen en deze te gebruiken. Op een dag zul je ons bedanken.
VERWANT: Waarom u een wachtwoordbeheerder moet gebruiken en hoe u aan de slag kunt gaan
Een nieuwe notitie maken
Het eerste dat u moet doen, is de optie Notities openen in Outlook. Doe dit door naar de linkerbenedenhoek van Outlook te gaan, op de drie puntjes in de navigatieoptie te klikken en vervolgens op ‘Notities’ te klikken.
De optie Notities, waar u uw notities kunt toevoegen, bewerken en verwijderen, wordt geopend.
Klik op ‘Nieuwe notitie’ om een nieuwe notitie te maken. Hiermee wordt een nieuwe notitie gemaakt met de standaardgrootte en kleur.
Werken met een notitie
De notities van Outlook zien er eenvoudig uit, maar ze bevatten veel functionaliteit in een klein vierkant. Er zijn zes verschillende gebieden van uw notitie.
1. De notitie zelf, waar u uw tekst kunt typen.
2. Het menu van de notitie, met verschillende opties die u op de notitie kunt uitvoeren.
3. De “verplaatsingsgreep”, waarop u kunt klikken en gebruiken om de notitie over het scherm te slepen.
4. De sluitoptie die de notitie afsluit.
5. De “formaatgreep” waarop u kunt klikken en slepen om het formaat van de notitie te wijzigen.
6. De datum en tijd waarop u de notitie voor het laatst heeft gewijzigd.
Een ding dat u niet zult zien, is een optie Opslaan. Wanneer u op de sluitoptie klikt of zelfs weg van de notitie naar ergens anders klikt, wordt de notitie automatisch voor u opgeslagen en is er geen versiebeheer (net als bij een fysieke post-it).
De eerste regel van de notitie wordt de bestandsnaam (zelfs als de eerste regel leeg is), dus als je de notitie een andere naam wilt geven, moet je de eerste regel tekst erin herschrijven.
Uw notities ordenen
U kunt het feit gebruiken dat de eerste regel van de notitie de bestandsnaam wordt om u te helpen bij het ordenen van uw notities door het eerste woord de handeling te geven die u moet doen (bijv. ‘To-do’, ‘Bellen’, ‘Herinnering’, enzovoorts). Standaard worden uw notities weergegeven in de pictogramweergave.
Hiermee worden uw notities gerangschikt op de datum waarop ze zijn gewijzigd, met de notities die het laatst zijn gewijzigd (of gemaakt) vooraan. Als u naar de notitielijstweergave gaat, kunt u dit duidelijker zien.
Als u uw notities in plaats daarvan op type actie wilt ordenen, kunt u ze op onderwerp ordenen door naar Beeld> Instellingen bekijken te gaan.
We hebben het al eerder gehad over het wijzigen van uw weergave-instellingen, dus we zullen hier niet op de details ingaan, maar als u dit voor uw e-mailmappen heeft gedaan, weet u dat het heel gemakkelijk is. Zodra u uw weergave heeft gewijzigd om op onderwerp te sorteren, worden uw verschillende acties gemakkelijker zichtbaar.
Notities categoriseren op kleur
U kunt ook de kleur van uw notities wijzigen door de categorie te wijzigen. Dit kan op drie manieren worden gedaan:
1. Door de notitie in het notitievenster te selecteren en op de optie Home> Categoriseren te klikken.
2. Door met de rechtermuisknop op de notitie in het notitievenster te klikken en “Categoriseren” te selecteren in het contextmenu.
3. Door op het menu linksboven in een geopende notitie te klikken en “Categoriseren” te selecteren in het menu.
Selecteer de kleur die u wilt dat uw notitie is. Als je Categorieën nog niet eerder hebt gebruikt, zie je een optie om de categorie te hernoemen en de kleur te wijzigen.
Als je eenmaal je categorie hebt gekozen, komt de hele notitie overeen met de kleur die je hebt gekozen en verandert het pictogram van kleur in het notitievenster.
Dit is een gemakkelijke manier om de verschillende soorten notities die u hebt bij te houden, omdat u uw notities niet hoeft te lezen of te bestellen om te weten wat ze allemaal zijn.
Notities toevoegen aan uw bureaublad
OK, dat omvat het instellen van uw notities en het categoriseren ervan. Laten we ze eens aan uw bureaublad toevoegen. Het goede nieuws is dat het net zo eenvoudig is als het openen van een notitie en vervolgens het minimaliseren van Outlook. De geopende notities kunnen worden gesleept en waar u maar wilt op uw bureaublad plaatsen.
Zodra u Outlook sluit, worden de Notes ook gesloten, wat logisch is, maar niet ideaal. Wanneer u ze echter afzonderlijk vanuit Outlook weer opent, worden ze geopend op dezelfde locatie als waar u ze hebt achtergelaten, dus als u ze zorgvuldig hebt gerangschikt, blijven ze op dezelfde plek. En als u het type persoon bent dat Outlook nooit sluit tenzij u uw computer opnieuw opstart, zal dit sowieso niet zo’n groot probleem zijn.
Als u de notities wel wilt openen, maar niet Outlook, kunt u de notities buiten Outlook opslaan en openen zonder de belangrijkste Outlook-app te openen. Om dit te doen, klikt u op de menuoptie van de notitie en selecteert u “Opslaan als”.
Er wordt een standaard Windows-dialoogvenster geopend waarin u een plaats kunt kiezen om op te slaan. We gaan het bureaublad kiezen.
Wanneer u het opgeslagen bericht opent, wordt de notitie geopend precies waar u deze hebt achtergelaten, zonder dat de Outlook-app is geopend. (Technisch gezien is de Outlook-app op de achtergrond geopend, maar u kunt deze niet zien en ontvangt u geen meldingen.) Omdat het een kopie is van de notitie in Outlook en niet de originele notitie, zal het wijzigen ervan niet update Outlook, maar dat is prima als u de notities gebruikt voor visuele herinneringen in plaats van een overzicht van taken.
Notities naar andere mensen sturen
U kunt ook notities naar andere mensen sturen. Als ze Outlook hebben, kunnen ze deze openen als Notes en ze net als jij gebruiken. Als je iemand een notitie wilt sturen, klik je op de menuoptie van de notitie en selecteer je ‘Doorsturen’.
Hierdoor wordt een e-mail gemaakt met de notitie als bijlage.
Als de ontvanger de bijgevoegde notitie opent in een e-mailprogramma zoals Gmail of een client zoals Thunderbird, wordt deze behandeld als e-mail in platte tekst, maar als ze deze openen in Outlook, wordt deze behandeld als een notitie. Dit maakt het met name handig voor het verzenden van dingen naar collega’s op kantoor die Outlook gebruiken, vooral als uw team Notes gebruikt.
Notities zijn niet het meest flitsende of meest veelzijdige deel van Outlook, maar als je een soort Post-It-notitie bent, zijn ze eenvoudig en effectief. En u hoeft zich nooit zorgen te maken dat ze worden verwijderd door de schoonmakers, zonder plakkerigheid en eraf vallen, of dat informatie zichtbaar blijft voor iedereen die voorbij loopt.
