Naast de traditionele methode om een Microsoft Word-document als e-mailbijlage naar anderen te verzenden, kunt u uw document ook uploaden en delen vanuit de cloud. Het enige dat u nodig heeft om aan de slag te gaan, is een OneDrive-account. Hier is hoe.
Het opslaan van een Word-document in de cloud is eenvoudig en vereist slechts een paar stappen aan uw kant. Om dit te bereiken, heb je een OneDrive-account nodig. Als je een Microsoft 365- of Office 365-abonnee bent, heb je er al een. Als dit niet het geval is, maakt u een Microsoft-account aan en meldt u zich aan bij OneDrive.
Zodra u uw OneDrive-account heeft ingesteld, opent u het Word-document dat u wilt delen. Eenmaal geopend, selecteert u de knop “Delen” in de rechterbovenhoek van het venster.
Eenmaal geselecteerd, verschijnt het venster “Delen”. Er zijn een paar opties om uit te kiezen. In de groep “Voeg een kopie bij in plaats daarvan” kunt u ervoor kiezen om uw document als Word- of PDF-bijlage te verzenden. Als u een van deze opties selecteert, wordt uw standaard e-mailclient geopend met het bestand dat is ingesteld als bijlage.
VERWANT: Hoe u uw PowerPoint-presentatie deelt
Waar we echter in geïnteresseerd zijn, is het delen vanuit OneDrive. Om dit te doen, selecteert u uw “OneDrive” -account onder “Delen”.
Eenmaal geselecteerd, begint Word met het uploaden van een kopie van uw document naar OneDrive. Dit kan even duren, afhankelijk van de grootte van het document.
Het venster “Link verzenden” wordt weergegeven zodra het document is geüpload. Standaard kan iedereen met de link bewerken. Als u deze instelling wilt wijzigen, selecteert u het vak “Iedereen met de link kan bewerken”.
Schakel in het volgende venster het selectievakje naast (1) “Bewerken toestaan” uit om het privilege te verwijderen. Dit maakt het document alleen-lezen. U kunt ook (2) een vervaldatum instellen en / of (3) een wachtwoord instellen om de beveiliging van het document te verbeteren. Nadat u de instellingen heeft aangepast, selecteert u ‘Toepassen’.
Voer ten slotte het e-mailadres van de ontvanger in en klik op ‘Verzenden’.
De ontvanger ontvangt een e-mail met toegang tot het document. Zorg ervoor dat u uw spammap controleert als u de ontvanger van de uitnodiging bent, aangezien deze soms wordt gemarkeerd.
VERWANT: Hoe u links naar uw Google-document als pdf deelt
Je kunt ook de deellink kopiëren en de link rechtstreeks naar de ontvanger sturen in een chat-app zoals Slack of Zoom. Selecteer hiervoor de optie “Link kopiëren”.
Selecteer ‘Kopiëren’ in het volgende venster.
De link is nu naar uw klembord gekopieerd en is klaar om te worden gedeeld. Zodra de ontvanger de link heeft ontvangen, heeft hij toegang tot het document.
