We raden aan om OHIO (Only Handle It Once) te gebruiken om uw e-mails te triage. Een essentieel onderdeel van OHIO is het archiveren van e-mails die u moet bewaren – haal ze uit uw inbox! Dit is waarom archivering van cruciaal belang is – en waarom u zich niet druk moet maken over mappen.
Waarom u uw e-mails moet archiveren
Een korte samenvatting van ons OHIO-artikel: je inbox is geen archief, een bak, een archiefkast of een stortplaats. Het is een inbox!
Als je honderden of duizenden e-mails in je inbox hebt, worden ze snel begraven. Uit het oog is uit het hart. Het is veel moeilijker om specifieke e-mails te vinden, het zorgt ervoor dat uw e-mailclient langzamer werkt (zelfs als u uw e-mail opent via een browser zoals Gmail), en het kan uw opslagruimte in beslag nemen als u Outlook of Apple Mail op uw telefoon gebruikt.
Waar het op neerkomt: het heeft geen zin al uw e-mails in uw inbox te bewaren en er zijn genoeg goede redenen om dat niet te doen.
Met dat in gedachten moet je een e-mail afhandelen (beantwoorden / doorsturen, er een taak van maken, een vergadering opzetten) en vervolgens de e-mail verwijderen of archiveren. Hier is hoe je het moet doen.
VERWANT: Vergeet Inbox Zero: gebruik OHIO om in plaats daarvan uw e-mails te triage
Waar u uw e-mails moet archiveren
Uw e-mails moeten naar een archiefmap gaan. Ze mogen niet in een van de honderden zorgvuldig georganiseerde mappen terechtkomen; ze moeten naar één archiefmap gaan.
Dat is nogal een gewaagde uitspraak, dus een kleine rechtvaardiging is nodig.
Ten eerste kost het opzetten en onderhouden van een hiërarchie van mappen tijd, tijd die u beter kunt besteden aan het verwerken van uw e-mails. Ten tweede kan het nogal wat moeite kosten om te beslissen waar een e-mail naartoe moet – gaat een e-mail van uw collega over waarom ze een projectdeadline zouden kunnen missen, in de map voor dat project? De map voor die persoon? Een map met geleerde lessen? – en besluitvorming is zowel tijdrovend als uitputtend. Ten slotte kan het ontzettend moeilijk zijn om e-mails op een later tijdstip te vinden als ze zich in een van de verschillende mappen zouden kunnen bevinden, en elke map heeft honderden e-mails.
Een enkel archief maakt het gemakkelijk om uw e-mails vanuit uw inbox te verplaatsen, omdat u geen denk- of besluitvormingsbronnen hoeft te gebruiken. U behandelt gewoon de e-mail en verplaatst deze naar uw archief. Het kan niet eenvoudiger, en wanneer u probeert om op de hoogte te blijven van een eindeloze stroom e-mail, wilt u dat uw proces zo eenvoudig en gemakkelijk mogelijk is. Elke moeilijkheid of irritatie wordt op schaal uitvergroot, dus iets dat een kleine ergernis of tijdrovend is voor één e-mail, zal een enorme ergernis en tijdrovend zijn voor honderden e-mails.
Voor sommige mensen zal dit een welkome verademing zijn bij het martelen van een mappenstructuur, maar sommige andere mensen zullen in een papieren zak moeten ademen bij de gedachte hun zorgvuldig ontworpen, ingewikkelde, logische, mooi mapstructuur. Als jij dat bent, zal dit helaas moeilijk te slikken zijn. We erkennen uw pijn, ook al zijn we er zeker van dat de voordelen op lange termijn van één archief de pijn op korte termijn van het veranderen van uw systeem meer dan zullen compenseren
Hoe u uw e-mails in bulk archiveert
Het lijkt waarschijnlijk duidelijk dat om uw e-mails te archiveren, u ze gewoon naar uw Archiefmap hoeft te verplaatsen, en daar heeft u gelijk in. Maar als je honderden of duizenden e-mails in je inbox hebt, zal het behoorlijk ontmoedigend lijken om ze afzonderlijk te verplaatsen. Idealiter moet u een manier vinden om ze in bulk te verplaatsen.
Als u een client zoals Microsoft Outlook of Apple Mail gebruikt, kunt u eenvoudig e-mail bulksgewijs selecteren. Klik op een e-mail in je inbox, scrol omlaag, druk op de SHIFT-toets op je toetsenbord en selecteer een andere e-mail. Alle e-mails tussen de eerste en de tweede worden geselecteerd. U kunt ze naar uw archiefmap slepen en neerzetten, of de knop Archief gebruiken. Net als het diskettepictogram dat wordt gebruikt om Opslaan te vertegenwoordigen, is er een standaard Archiefpictogram dat eruitziet als een traditionele kartonnen archiefdoos. Dit is zowel in Outlook als in Apple Mail (zowel de clienttoepassingen als de mobiele apps) voor de knop Archief.
Als u de Outlook-client gebruikt, kunt u ook een Quick Step-actie maken die alle geselecteerde e-mails markeert als gelezen en ze met één klik op de knop (of sneltoets) naar de map Archief verplaatst.
Als je hebt besloten om opnieuw te beginnen, kun je altijd alle e-mails in je inbox selecteren door de sneltoets Ctrl + A (Command + A op een Mac) te gebruiken en ze te archiveren. We kunnen je niet vertellen of dat het juiste is om te doen, maar je zult zeker heel snel een lege inbox krijgen.
In een webinterface zoals Gmail kunt u een pagina per keer selecteren door op het selectievakje boven aan de pagina te klikken.
Nadat u de e-mails heeft geselecteerd, klikt u op Archief om ze te verplaatsen.
Er is geen sneltoets om alle e-mails in je Gmail-inbox te selecteren (hoewel * + a alle e-mails op de pagina selecteert), maar wanneer je alle e-mails op de pagina hebt geselecteerd, verschijnt er een berichtenbalk boven de e-mails waardoor je de mogelijkheid hebt om alle e-mails in je inbox te selecteren.
Klik op deze link om alle e-mails in uw inbox te selecteren. De berichtenbalk verandert, zodat u de selectie kunt annuleren.
Hoeveel e-mails moet u archiveren?
Het aantal e-mails dat u in ̩̩n keer wilt archiveren, bepaalt u zelf. Zoals we eerder hebben gezegd, is een lege inbox op zijn best tijdelijk en in het slechtste geval bijna onmogelijk. Je hebt geen controle over wat er in je inbox komt, want iedereen met je adres kan je iets sturen. Dus zelfs als het je lukt om je inbox te legen, blijft deze niet leeg. Dat gezegd hebbende, het is geen slecht doelwit om naar te streven, want het hebben van een lege inbox, zelfs voor een korte tijd, neemt zeker een beetje druk van je schouders. Maar het blijft niet leeg, daarom is het beheren van uw e-mail een proces, geen doel. En u hoeft een e-mail natuurlijk niet te archiveren als u deze niet hoeft te bewaren, u kunt deze verwijderen Рdat is een uitstekende optie om ruimte te besparen.
Dus in plaats van al uw inspanningen te richten op het archiveren (of verwijderen) van elke afzonderlijke e-mail in uw inbox, kunt u zich concentreren op haalbare doelen die uw e-mailstress verminderen. Alleen u weet wat uw e-mailstress zal verminderen, maar voorbeelddoelen zijn:
- Aan het eind van de dag is er geen post met hoge prioriteit meer
- Geen mail ouder dan twee werkdagen in uw inbox
- Aan het einde van de week geen mail van uw personeel / manager / klanten (verwijder indien van toepassing)
Zoek uit welke e-mail jou de meeste stress bezorgt. Behandel en archiveer (of verwijder) die e-mails met prioriteit.
VERWANT: Wat is Inbox Zero en hoe kunt u dit bereiken?
