Als u Google Spreadsheets gebruikt om met anderen samen te werken, kunt u voorkomen dat mensen de verkeerde gegevens in de cellen van uw spreadsheet typen. Gegevensvalidatie voorkomt dat gebruikers iets anders invoegen dan correct opgemaakte gegevens binnen specifieke bereiken. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken.
Gegevensvalidatie gebruiken in Google Spreadsheets
Start uw browser, ga naar de startpagina van Google Spreadsheets, open een spreadsheet en markeer het bereik dat u wilt beperken.
Klik op ‘Gegevens’ en vervolgens op ‘Gegevensvalidatie’.
Klik in het gegevensvalidatievenster dat wordt geopend op het vervolgkeuzemenu naast ‘Criteria’. Hier kunt u een specifiek type invoer instellen om de geselecteerde cellen toe te staan. Voor de rij die we hebben geselecteerd, gaan we ervoor zorgen dat mensen een viercijferig nummer invoeren voor het jaar waarin een film is uitgebracht, dus selecteer de optie “Nummer”. U kunt ook andere criteria selecteren, zoals alleen tekst, datums, een vooraf gedefinieerde lijst met opties, items uit het opgegeven bereik of uw aangepaste validatieformule.
VERWANT: Cellen beschermen tegen bewerken in Google Spreadsheets
Elke optie heeft zijn eigen waarden die u voor deze functie nauwkeurig moet specificeren om de gegevens die in elke cel zijn getypt, te valideren. Omdat we alleen het jaar willen waarin een film is uitgebracht, gaan we de “Between” -validatie gebruiken. Vervolgens configureren we een minimumwaarde van 1887 – de eerste gemaakte film – en een maximum van 2500, wat voldoende zou moeten zijn voor de behoeften van deze spreadsheet.
Kies vervolgens of Sheets een waarschuwingsbericht moet weergeven of alles dat wordt getypt volledig moet weigeren en een foutbericht moet weergeven wanneer de gegevens ongeldig zijn.
Het waarschuwingsbericht laat de gebruiker weten dat het nummer binnen een bepaald bereik moet liggen en houdt de ongeldige gegevens in de cel met een rode melding.
Als u “Invoer weigeren” selecteert, ziet de gebruiker een pop-upvenster met een onopvallende foutmelding nadat hij de ongeldige gegevens heeft ingediend en alles wat hij heeft getypt, wordt ook verwijderd.
U kunt ook ongeldige invoer weigeren, maar mensen feedback geven over het type gegevens dat nodig is. Klik op “Invoer weigeren”, klik op het selectievakje voor “Validatiehulptekst weergeven” en typ vervolgens een nuttig waarschuwingsbericht. Klik op “Opslaan” om de validatietool te sluiten.
Wanneer iemand nu probeert ongeldige gegevens in te voeren, krijgt ze een nuttig bericht zodat ze de fout in de gegevens kan herstellen.
VERWANT: Hoe u recente wijzigingen in uw Google-documenten, spreadsheets of presentaties kunt bekijken
Gegevensvalidatie is essentieel wanneer u informatie van mensen verzamelt en ervoor wilt zorgen dat ze de juiste informatie in uw spreadsheetcellen typen. Het voorkomt dat iemand onjuist opgemaakte gegevens indient en kan als catchall worden gebruikt als u formules of automatiseringstaken hebt ingesteld die op die gegevens vertrouwen.
