Soms wilt u uw verzonden e-mails naar een ander adres kopiëren zonder dat de ontvanger het weet. In Microsoft Outlook kunt u hiervoor regels instellen. We zullen u door het proces leiden en een belangrijk voorbehoud delen.
De meeste mensen zijn bekend met de CC-optie (carbon copy) in hun e-mailprogramma. Iemand CC’en betekent dat je hem een kopie van het bericht stuurt. De andere ontvangers kunnen ook zien wie er een CC heeft ontvangen.
Er is ook een BCC-optie (blind carbon copy). Iedereen die je BCC gebruikt, wordt verborgen voor de andere ontvangers, maar hij of zij kan de afzender en de ontvangers zien.
In Outlook kunt u het BCC-veld aan e-mails toevoegen met een simpele tuimelschakelaar. Open hiervoor een nieuwe e-mail, ga naar het tabblad ‘Opties’ en klik op ‘Bcc’. Hierdoor wordt het veld “Bcc” zichtbaar op deze en alle nieuwe e-mails. Om het nogmaals te verbergen, klikt u op Opties> Bcc op een nieuwe e-mail.
Als u iemand een BCC wilt geven op een specifieke e-mail, typ dan eenvoudig het e-mailadres van die persoon in het veld “Bcc” op dezelfde manier als u zou doen in de velden “Aan” of “Cc”.
Het veld “Bcc” wordt het meest gebruikt bij het verzenden van bulk-e-mails naar veel ontvangers, zoals een nieuwsbrief. Afhankelijk van waar ter wereld u zich bevindt, bent u mogelijk wettelijk verplicht om de e-mailadressen van mensen te verbergen om redenen van gegevensbescherming.
Zelfs als er geen dwingende wettelijke verplichting is, is het toch een goede gewoonte (en algemene beleefdheid) om de e-mailadressen van mensen niet zonder hun toestemming door te geven.
Er zijn andere scenario’s waarin u iemand misschien wilt BCC. Als u bijvoorbeeld te maken heeft met een lastige werknemer of collega, wilt u misschien uw e-mailinteracties bijhouden voor het geval u een klacht moet indienen. Met BCC kunt u kopieën van de berichten naar elk gewenst adres sturen, zonder dat de ontvangers hiervan op de hoogte zijn.
Als u automatisch een BCC-ontvanger aan elke e-mail of aan specifieke e-mails wilt toevoegen – zoals die aan een bepaald individu of die specifieke woorden in de onderwerpregel bevatten – is er geen eenvoudige manier om dat te doen. Als u Outlook-regels heeft gebruikt, verwacht u misschien dat dit een optie is, maar dat is het helaas niet.
Het is mogelijk om regels te gebruiken, maar u moet er meer dan één maken. In het bijzonder één regel om een categorie toe te passen op e-mails die u wilt BCC, en een andere om e-mails binnen die categorie automatisch door te sturen naar een ander adres. Dit is niet helemaal hetzelfde als een BCC, maar het bereikt hetzelfde.
Het belangrijke voorbehoud dat we eerder noemden, is dat veel bedrijven hun personeel blokkeren voor het automatisch doorsturen van e-mails buiten het bedrijf. Dit komt doordat regels voor automatisch doorsturen een veelgebruikte methode zijn die cybercriminelen gebruiken om gegevens van bedrijven te krijgen.
Elk bedrijf dat groot genoeg is om een eigen IT-afdeling te hebben, blokkeert hoogstwaarschijnlijk automatisch doorsturen. Het zal waarschijnlijk ook een waarschuwing krijgen wanneer iemand een regel voor automatisch doorsturen instelt.
Als uw bedrijf automatisch doorsturen blokkeert, moet u de BCC handmatig toevoegen als deze naar een extern e-mailadres gaat. Als u doorschakelt naar een andere mailbox binnen uw bedrijf, of uw bedrijf blokkeert automatisch doorsturen niet, dan bent u klaar om te gaan.
Met dat voorbehoud in gedachten, hier is hoe u de twee regels instelt.
Regel 1: pas een categorie toe
Zorg ervoor dat u zich in uw Outlook-postvak IN bevindt en klik vervolgens, terwijl u het tabblad “Home” bekijkt, op Regels> Regels en waarschuwingen beheren.
Selecteer “Regel toepassen op berichten die ik verzend” in de “Wizard Regels” die verschijnt en klik vervolgens op “Volgende”.
Vervolgens kiest u de e-mails waarop u de categorie automatisch wilt toepassen. Als u alle e-mails wilt categoriseren, klikt u op ‘Volgende’. Er wordt een waarschuwing weergegeven; klik op “Ja”.
Als u alleen specifieke berichten wilt categoriseren, moet u kiezen welke soort. Er is een groot aantal voorwaarden om uit te kiezen, waaronder voorwaarden met bepaalde woorden in de onderwerpregel of de hoofdtekst, voorwaarden met bijlagen, enzovoort.
We gaan e-mails die naar een specifieke persoon zijn gestuurd categoriseren, dus selecteren we de optie “Verzonden naar mensen of openbare groep”.
We klikken op de link “Mensen of openbare groep” om de ontvanger te kiezen.
We kunnen de persoon uit ons adresboek selecteren of het e-mailadres rechtstreeks in het veld ‘Aan’ typen en vervolgens op ‘OK’ klikken.
We klikken op “Volgende”.
Op de volgende pagina van de wizard selecteren we de optie ‘Toewijzen aan categoriecategorie’.
We klikken vervolgens op de link “Categorie” om een categorie toe te wijzen.
In het venster “Kleurcategorieën” dat wordt geopend, kiezen we de categorie waarop we dit willen toepassen. U kunt ook op ‘Nieuw’ klikken om een nieuwe te maken en vervolgens op ‘OK’ klikken.
Om te voorkomen dat u de verkeerde e-mails automatisch naar uzelf doorstuurt, kunt u overwegen om hiervoor een geheel nieuwe categorie te maken.
De categorie in de wizard verandert in de categorie die u heeft geselecteerd. Klik op ‘Voltooien’.
Klik op “OK” in het bevestigingsvenster en uw eerste regel is gemaakt.
Regel 2: de e-mails automatisch doorsturen
Nu moet je een regel instellen die automatisch e-mails doorstuurt met de categorie die je hebt gekozen in Regel 1.
Klik eerst op uw map “Verzonden” items om ernaartoe te gaan. Deze stap is essentieel, anders wordt de regel alleen uitgevoerd op e-mails in uw Inbox.
Klik op het tabblad “Home” in Outlook op Regels> Regels en waarschuwingen beheren.
Klik in de “Wizard Regels” op “Regel toepassen op berichten die ik ontvang” en klik vervolgens op “Volgende”.
Selecteer op de volgende pagina van de wizard ‘Toegewezen aan categoriecategorie’.
Klik op de link “Categorie” om de categorie te kiezen waaraan u deze wilt toewijzen.
Kies in het venster “Kleurcategorieën” de categorie die u in Regel 1 hebt ingesteld en klik vervolgens op “OK”.
De categorie in de wizard verandert in de categorie die u hebt geselecteerd. Klik volgende.”
Selecteer op de volgende pagina ‘Doorsturen naar mensen of openbare groep’.
Klik op de link “Mensen of openbare groep” om een ontvanger te kiezen.
U kunt het adres selecteren waarnaar u de e-mails wilt doorsturen vanuit uw adresboek of typ het in het veld “Aan”. Klik vervolgens op ‘OK’.
Klik tweemaal op “Volgende” om naar de laatste pagina van de wizard te gaan. Geef uw regel een naam, zorg ervoor dat deze van toepassing is op de map “Verzonden items” en klik vervolgens op “Voltooien”.
Uw regels zijn nu gemaakt! Telkens wanneer u een e-mail verzendt naar de persoon die u heeft opgegeven, wordt een categorie aan de e-mail toegevoegd (regel 1). Zodra de e-mail uw map “Verzonden items” bereikt, wordt deze automatisch doorgestuurd naar het adres dat u hebt opgegeven in Regel 2.
